Erprobte Werkzeuge für Marketing, Online, Produktivität & Co.

25 beste Business Tools: Nützliche Helfer, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern

Diese Werkzeuge habe ich ausprobiert und für gut befunden

Wenn Sie anfangen, nach "Business Tools" zu googeln – good luck! Denn Sie landen in einem unendlichen Meer von Infos, Links und Werbung. Was ist nun wirklich wofür geeignet? Den Stein der Weisen dazu hat keiner  - aber Sie können sich hier die Suche leichter machen: Mit Empfehlungen von nützlichen und wichtigen Tools, die ich selbst verwendet habe / verwende. Für Office, Infomanagement / Recherche, Marketing / Content und Selbsmanagement / Produktivität. Je nach dem was Sie tun, brauchen Sie sicher nicht alle.

Viele kostenpflichtige Tools bieten eine kostenlose Testphase oder eine Free-Version. Für den ersten Eindruck ist das meist ausreichend. Diese Liste ist natürlich subjektiv und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit und 100% Aktualität. Ich aktualisiere und ergänze sie laufend. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und Verwenden der Tools. Und denken Sie daran: Es sind und bleiben Werkzeuge - also nur Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck.


Übersicht / Beste Business Tools
 Mit Klick auf das jeweilige Logo (keine Affiliate Links) gelangen Sie auf die Seite des Anbietenden für mehr Infos.

Tools für Office, Dokumente, Recherche: 

iA Writer: Texte ohne Ablenkung schreiben

Bei Texterverarbeitungsdickschiffen wie Word nutzt man meist nur 3% aller Funktionen. Leider sind die Menüs so überladen und das Programm ändert auch gern selbst Formatierungen und Co. Besser für ablenkungsfreies Schreiben: Der "iA Writer" (leider bisher nur für Mac). Absolut minimalistisch und so ideal für fokussiertes Schreiben.

Hinweis: Seit Frühjahr 2023 bietet Word die Ansicht "Fokus". Das schafft ein ähnliches Erlebnis.

Goodnotes: Digitales Notizbuch mit Handschrifterkennung

Bei Besprechungen und Co. ist es oft einfacher oder passender, mit Hand kurz etwas aufzuschreiben oder zu skizzieren. Das Problem bei Papier: Dieser Notizzettel oder -block liegt dann irgendwo und kann verlorengehen. GoodNotes macht handschriftliche Notizen überall verfügbar, bringt viele Vorlagen mit, hat eine gut funktionierende Handschriftenerkennung und bringt viele sinnvolle Funktion mit: Fotos oder Tondokumente ergänzen, Unterschriften erfassen, PDFs generieren u.v.m. Leider gibt's auch dieses Tool nur für iOS / MacOS.

Luna Display: Einsatzmöglichkeiten für das iPad erweitern

Luna Display macht Ihr iPad zum Zweitbildschirm oder Teleprompter: Ideal für Tutorials oder Webkonfernzen, wenn Sie gleichzeitig Inhalte und Ihr Gegenüber anschauen wollen. Ein weiteres Tool des Anbieters macht das iPad zum Grafiktablett: Astropad Studio. Gestartet als reine iOS / MacOS Anwendung, es soll inzwischen auch eine Windows Version geben.

Google Workspace: Office Umgebung / Anwendung

Für viele Unternehmen und Selbständige die sinnvolle Alternative zu lokal installierten Office Paketen: Die integrierte, webbasierte Office Lösung von Google (früher: Google Business Suite). Alle wichtigen Tools an einer Stelle, DSGVO konform, gute Sicherungsmöglichkeiten sowie fast 100%ig kompatibel zu Word, Excel und Co. Auch der Google Kalender und Gmail sind mit universellen Schnittstellen zu vielen anderen Apps und Programmen effizient nutzbar.

DEVONthink: Dokumentenmanagement / Papierloses Büro

Mit DEVONthink können Sie Daten und Dokumenten ablegen, Scans einsortieren, Webseiten clippen, Textschnipsel sammeln usw. Sozusagen ein digitaler Eingangskorb für das tägliche private und berufliche Leben. Viele kennen "Evernote" als weit verbreitetes Dokumentenmanagementsystem, aber für mich hat DEVONthink einige Vorteile: Intelligentere Suchroutinen (super Texterkennung inklusive), DSGVO konform, Einmalzahlung statt Abo-Jahresgebühr und weniger Extragebühren beim Verwenden mehrere Geräte. Eine gewisse Einarbeitungszeit ist allerdings nötig.

Notion: All-in-One Tool für Wiki, Aufgabe, Inhalte

Notion ist ein sehr flexibles, modulares Baukasten-System, in dem Sie im Prinzip alles ablegen, verwalten und speichern können, was für Ihr Geschäft oder Sie persönlich wichtig ist. Diese komplette Freiheit ist toll, bedeutet aber auch dass es etwas Zeit braucht, bis man für sich geklärt hat was man dort alles sinnvoll managen will: Projekt- und Aufgabenmanagement, CRM, Ablage, Texte, Notizen, Reisen sind nur einige Beispiele. Notion ist nicht direkt mit DEVONthink vergleichbar, kann aber auch als Dokumentenmanagementsystem viel. Die Bedienung der Oberfläche ist sehr intuitiv. 

ChatGPT: Input und neue Aspekte für Texte erhalten

Ich empfehle ChatGPT und andere KI Textgeneratoren ausdrücklich nicht, um sich einfach einen Text schreiben zu zu lassen. "Schreibe einen Blogartikel zu xyz" klappt zwar, aber die Qualität ist beliebig, ohne Tiefe und inhaltlich manchmal schlicht  falsch. Doch um Vorschläge für Headlines, Suchanfragen oder andere Formulierungen zu finden, kann man ChatGPT ruhig mal ausprobieren - wenn es nicht gerade überlastet ist. Vor allem sollten Sie wissen, wie zielführende Eingaben ("prompts") formuliert werden. 

Tools für Produktivität / Selbstorganisation:

MeisterTask: Flexibles Projektmanagement / Kanban Tool

Eine super-flexible Arbeitsumgebung, um Projekte und Aufgaben aller Art zu managen. Innerhalb der Projekte lassen sich Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anhänge, Termine und Kommentare an einer Stelle sammeln. Gerade im Team von Vorteil, aber auch allein hilfreich. "Nebenbei" ist MeisterTask sehr gut geeignet, agiles Arbeiten (Kanban) einfach und intuitiv in der Praxis umzusetzen. Weitere Vorteile: Auch als App für mobile Devices verfügbar, die Preise sind fair (auch eine Free Version gibt es), MeisterTask wird laufend weiterentwickelt, ist DSGVO konform und der prima Support ist deutschsprachig.

MindMeister: Onlinebasiertes Mindmap Tool

Mindmapping ist als Methode sehr hilfreich, um Ideen zu sammeln, Brainstormings zu clustern / zu dokumentieren und komplexere Themen visuell zu strukturieren. Als Online-Tool ist MindMeister deutlich vielseitiger und besser integrierbar als das analoge Arbeiten mit Klebezetteln und Metaplan Wänden. Insbesondere wenn Sie im Team arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Aus diesen MindMaps lassen sich mit wenigen Klicks Kanban-Boards mittels MeisterTask erstellen. So werden Ideen gleich in aktive Aufgaben mit Verantwortungen und Terminen umgewandelt. 

smapOne: Baukastensystem für selbstprogrammierte Apps

Mit smapOne können Sie selbst Apps erstellen und in Ihrem Betrieb nutzen - ohne Programmierkenntnisse. Sehr universell einsetzbar und besonders dann hilfreich, wenn Teams vor Ort Infos / Daten erfassen die dann zentral weiterverarbeitet werden sollen, z.B. in Logistik, Transportwesen, Bauwirtschaft. Nebenbei bauen die Mitarbeitenden fast schon spielerisch Digitalkompetenz auf, wenn sie ihre Apps erstellen. Der deutschsprachige Support ist sehr kompetent und hilfsbereit.

Calendly: Einfache Terminvereinbarungen

Wenn Sie häufig Besprechungen abstimmen und/oder freie Zeitslsots für Termine managen wollen, hilft dieses Tool sehr. Sie können Events anlegen und festlegen, an welchen Tagen Sie wann zur Verfügung stehen. Sehr gut Integrationen z.,B mit Zoom, mittels Website-Plugins und mit den üblichen Kalendern. 

Lucidchart: Diagramme erstellen, Prozesse visualisieren

Ein onlinebasiertes Tool zur Veranschaulichung / Visualisierung von Prozessen, Strukturen und Abläufen. Mit vielen Elementen zur intelligenten Diagrammerstellung. Klar, solche Diagramme lassen sich auch mit Powerpoint & Co. darstellen. Aber Lucidchart kann mehr: Es lassen sich mehrere Layer ein- und ausblenden (hilfreich bei komplexen Prozesse), die Formen- und Vorlagenbibliothek ist sehr gut strukturiert und umfangreich und das Programm bietet viele Schnittstellen / Integrationen.

Tools für Marketing / Content Creation:

Hubspot: All-in-One Tool für das (digitale) Marketing

HubSpot ist ein modularer Tool-Baukasten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice: CRM-Plattform, Content Marketing, Leadgenerierung, Service-Chats sowie eine onlinebasierte Unterstützung von internen Workflows beim Projektieren von Marketing- / Vertriebsaktionen. Analyse- und Reportingfunktionen gehören auch dazu. Ein Vorteil: Von der kostenlosen Free-Version bis zur großen Business Intelligence Lösung ist hier (fast) alles möglich. Das Tool kann also mit Ihren Anforderungen wachsen.

Brevo (früher: Sendinblue): E-Mail Marketing Versender

Im Gegensatz zu vielen anderen E-Mail Versendern in Bezug auf die DSGVO rechtssicher und datenschutzkonform. Brevo/Sendinblue-Mails landen auch seltener im Spam als bei anderen Versendern. Es bietet viele Funktionen: Anmeldeformulare erstellen, Kontakte speichern und aktionsbezogen in Listen verwalten, Newsletter verschicken, viele Automationen einrichten. Das besondere: Der Preis ist nicht abhängig von der Anzahl der Kontakte, sondern davon, wie viele E- Mails Sie pro Monat verschicken. Weitere Vorteile: Eine API Schnittstelle zur Integration z.B. in Thrive Architekt  und der deutschsprachige Support.

Siri & Co: Mikrofon nutzen für Texte, wie man spricht

Sie schreiben viel? Dann gibt es 2 Gründe, warum Sie es mal nicht mit Tippen, sondern mit Sprechen versuchen sollten: 1. Es geht schneller und überall, 2.: Sie sprechen anders als Sie schreiben: Sprache ist meist authentischer und kommt mit weniger Füllwörtern aus im Vergleich zum Schreiben auf der Tastatur. Probieren Sie es aus! Welches Tool Sie nehmen, ist sekundär und hängt von Ihren Systemen ab. Eine gute Transkription vom Ton- zum Textdokument gibt es inzwischen für alle Plattformen.

Lightroom Classic: Fotos verwalten und bearbeiten

Wenn Sie viele Fotos haben, diese strukturiert verwalten und über das "heller/dunkler/Kontrast" Schema hinaus bearbeiten wollen, ist Lightroom nach wie vor das Maß der Dinge. Vor allem die Katalogfunktionen waren bei Lightroom schon immer sehr ausgereift. Inzwischen macht es in 90% der Fälle auch Photoshop überflüssig: So mächtig sind inzwischen die Bearbeitungswerkzeuge, inklusive KI Unterstützung. Man braucht allerdings einen flotten Rechner, gerade wenn Sie mit hochauflösenden Fotos (ggf. sogar im RAW Format) arbeiten.

Unsplash: Kostenlose Stockfotos 

Eigene Bilder sind immer besser als Stockfotos. Wenn es doch mal welche braucht, finden Sie bei Unsplash nicht nur viele Bilder zu vielen Suchbegriffen, sondern auch meist qualitativ hochwertige Fotos. Unsplash ist immer einen Blick wert, bevor man zu den kostenpflichtigen Bilddatenbanken wie iStock.com geht.


Epidemic Sound: Musik und Sounds für Videos

Falls Sie Inhalte wie z.B. Videos mit Musik hinterlegen wollen, ist Epidemic Sound die erste Wahl, unter anderem wegen der im Vergleich zu anderen Plattformen größten Auswahl an Inhalten. Eine sehr gute Quelle für alle Arten von Musik sowie auch für Soundeffekte und Geräusche.

WeTransfer: Einfach große Dateien übertragen

Das weitverbreitete Tool, um unkompliziert und schnell sehr große Dateien (z.B. hochaufgelöste Fotos oder Videos) zu versenden. Die Dateien sind nach dem Hochladen und Absenden 7 Tage lang für den Download verfügbar. Praktisch: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn diese heruntergeladen wurden.

Tools für Websites / WordPress:

All-Inkl: Provider / Hoster für Website

Die großen Anbieter wie Strato, United Domains, 1x1 bieten alle ähnliche Pakete. Bei meinen Webseiten habe ich mich für All-inkl. entschieden. Dieser Provider bietet bei allen Paketen ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und wichtige Konfigurationsmöglichkeiten, die nicht bei allen anderen Anbietern so vorhanden sind. Für mich entscheidend: Der wirklich gute, freundliche und kompetente Support: Deutschsprachig, immer erreichbar und selbst in den kleineren Pakete inkludiert.

Thrive Themes: Umfangreiches Paket für WordPress Seiten, Landingpages und Co.

Die Thrive Suite ist nicht nur ein WordPress Theme, sondern ein komplettes Paket mit vielen nützlichen Marketing-Plugins und einem Theme Builder, mit Sie Ihre Website erstellen können. Sehr hilfreich, wenn man mehr als nur eine statische Seite hat, sondern z.B. E-Mail Listen mit Hilfe von Leadmagneten aufbauen möchte oder viel mit Landingpages arbeitet. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis man die Logik und umfassenden Funktionen des Editors erfasst hat. Die Thrive Suite ist kostenpflichtig (Jahresgebühr), aber lohnt sich auch schon, wenn man die Funktionen und Möglichkeiten nur zur Hälfte nutzt.

Enfold: Premium-Theme / Framework

Ein sehr flexibel anpassbaren WordPress Theme, mit dem Sie Ihr Seitendesign komplett frei gestalten können. Es sind viele gut designte Demo Designs enthalten, das Theme wird ständig weiter entwickelt und der Support ist sehr gut. Auch positiv: Der einfach zu bedienende visuelle Editor und die Integrationen vieler Funktionen, die oft extra Plugins überflüssig macht. Enfold kostet einmalig ca. 60 USD.

Toast SEO: Plugin für Website-Suchmaschinenoptimierung 

DAS Standard-Plugin für die Onpage Webseitenoptimierung, auch und gerade für Nicht-Experten. Sie können mit diesem Plugin einfach Google-relevante Meta-Informationen hinterlegen und bekommen schnelle Hinweise über mögliche SEO Optimierungen. Die kostenlose Version reicht in fast allen Fällen.

WP Rocket: Plugin / Tool für schnellere Websites

Lange Ladezeiten lassen Besucherinnen und Besucher abspringen und verschlechtern das Google Ranking. Das Caching-Plugin WP Rocket verbessert die Ladegeschwindigkeit Ihrer Website, indem z.B. Bilder oder Kommentare später geladen und CCS Anweisungen verkleinert werden. Das (kostenpflichtige) Tool ist sehr gut konfigurierbar und führt wirklich zu spürbar schnelleren Seiten.

Redirection: Plugin für Um-/Weiterleitungen von Seiten

Falls Sie Websites bzw. deren Inhalte in der Struktur ändern oder damit auf eine andere Domain umziehen, ist dieses Tool sehr hilfreich. Denn damit können Sie sogenannte 301 Weiterleitungen erstellen, falls sich aus diesen oder anderen Gründen die URLs von einzelnen Seiten oder Beiträgen ändert. So verliert man keine Link-Rankings.

Broken Link Checker: Plugin zur Link-Überprüfung

Es passiert immer mal, dass Links auf der Website ins Leere führen: Weil sich Bezüge ändern, Mediendateien umbenannt werden oder Sie die Struktur Ihrer Seite ändern. Defekte / ins Leere führende Links sind nicht nur für Seitenbesucher störend, sondern kosten auch Plätze im Google Ranking. Dieses Tool spürt solche Fehler auf und meldet sie, das dass Sie sie schnell korrigieren können.

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