Die E-Mail Flut bändigen: So werden Sie zum Inbox Zero Hero

1. E-Mail Gruselstatistiken

Das Medium "E-Mail" wurde erst Anfang der 90er Jahre in größerem Umfang nutzbar. Aktuell werden pro Jahr 330 Milliarden E-Mails versendet und empfangen – eine unfassbare Menge.

Kein Wunder, das die Realität in vielen Büros ist: “Mal eben kurz die Mails checken” kostet uns Stunde um Stunde. Und am Ende eines Tages hat man viel gearbeitet, aber nichts geschafft und der Postkorb ist immer noch voll. Konkrete Zahlen verdeutlichen das: 

• % der Wissensarbeiter mit immer offenem Mailprogramm: 80
• % der Arbeitszeit für die Bearbeitung von / mit Bezug zu internen Mails: 40
• % der Smartphone User, die morgens in <5 min aufs Gerät gucken:  >70

2. Was ein voller Eingangskorb mit unserem Gehirn macht

Unser Gehirn liebt die Abwechslung. So sind wir von Natur aus gestrickt. Das Fatale daran: Heutzutage prasseln soviel Eindrücke, Impulse, News und Info auf uns eine, das es schlicht zuviel ist. Gleichzeitig haben wir immer die Angst, etwas zu verpassen. Neudeutsch: FOMO

FOMO ("Fear Of Missing Out" ist die Befürchtung, dass Informationen, Ereignisse, Erfahrungen oder Entscheidungen, die das eigene Leben verbessern könnten, verpasst werden. Studien belegen: Es wirken dieselben Mechanismen wie bei anderen Suchtphänomenen, u.a. vermehrte Dopaminausschüttung, psychische Abhängigkeit.

Und E-Mails gehören in diese gefährliche Kategorie: Sie wollen immer beachten werden - und wir spielen mit: Ein „Pling“, der rote Zähler, das Briefumschlagsymbol, der Vibrationsalarm: Alle diese Signale über eingehende neue Nachrichten kosten Ihre Aufmerksamkeit.

Somit ist der Eingangskorb ein stetiges Angebot an unser Hirn, doch "mal kurz" abzuschweifen: Mal sehen, wer mir schreibt? Hat die Chefin eine Antwort auf mein Konzept geschickt? Was steht heute im Newsletter? 

Alles ringt um Aufmerksamtkeit und oft genug gewinnt die Neugier. Und schon ist unsere Aufmerksamkeit woanders und der Fokus gestört

Das ist fatal.

Denn E-Mails sind Aufgaben anderer Leute. Sie folgen nicht Ihrer eigenen Agenda und halten uns davon ab, wichtige Dinge konzentriert zu bearbeiten. Und darum gehören E-Mails aktiv gezähmt.

3. Das “Inbox Zero” Konzept: Vier gewinnt

"Inbox Zero" wurde 2007 als Prinzip erfunden. Merlin Mann stellte es erstmals auf dem Google Tec Talk vor. Es bassiert auf dem Produktivitätsklaiisker "GTD - Getting Things Done" von David Allen.

“Inbox Zero” kennt genau 4 Kategorien, in die sich JEDE Mail einsortieren lässt, die Ihre Welt betritt. Hier die Übersicht, nach welchen Kriterien eine Mail in welche Kategorie fällt und was damit jeweils zu tun ist:

• Kategorie 1: Ablage
  Kriterium: Keine Aktion notwendig
  Aktion: a) Löschen (wenn unwichtig) oder b) Archivieren (wenn aufbewahrenswert)
• Kategorie 2: Sofort
  Kriterium: In weniger als 2 Minuten bearbeitet?
  Aktion: Sofort bearbeiten
• Kategorie 3: Delegieren
  Kriterium: Wer ist hierzu eher verantwortlich als Sie selbst oder sollte es werden?
  Aktion: Weiterleiten an … mit der Bitte um …
• Kategorie 4: Aktion/Planen
  Kriterium: Sie müssen/wollen sich selbst kümmern und brauchen mehr als 2 Minuten dafür
  Aktion: Termin für die Bearbeitung in Ihrem zentralen Tool planen und eintragen.

5. Für Täter und Opfer: Goldene Regeln für eine Mailkultur

Das kriterienbasierte Arten mit dem Eingangskorb ist schonmal eine gute Sache. Aber sie setzt nicht an der Wurzel des Problems an.

Denn wie beim Arzt gilt auch bei E-Mails: Wenn Sie nicht nur am Symptom, sondern an der Ursache ansetzen, ist eine besonders nachhaltige Verbesserung zu erwarten. Und weil Wissensarbeiter im Schnitt fast 40% ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben oder Bearbeiten INTERNER Mails beschäftigen, wirkt in Firmen und Organisationen eine gut abgestimmte interne Vereinbarung zu internen "E-Mail Etiketten" Wunder.

Hier sind mögliche Elemente einer E-Mail Unternehmenskultur, die helfen können das Aufkommen interner Mails drastisch zu reduzieren:

• Wir ziehen das direkte Gespräch oder einen Anruf einer Mail vor
• Wir fassen uns kurz (ggf. einen maximalen Umfang festlegen).
• Wir vermeiden „CC“ wo immer es geht. Für Ausnahmen gibt es Kriterien.
• Wir misten unsere Verteilerlisten aus und streichen „Otto an alle“ Rundmails.
• Wir versenden vor xx und nach yy Uhr keine internen Mails.
• Wir vermeiden Nachfassanrufe („hat Du meine Mail nicht erhalten?“)

6. Sinnvolle Alternativen zu Mails: Wann, wofür, welche?

Gerade wenn es um länger laufende Dialoge, Teamwork, Projekte, Absprachen und das vernetzte Teilen von Infos innerhalb von Organisationen geht, ist das Medium E-Mail vom Grundsatz her her nicht besonders gut geeignet.   Denn E-Mails sind losgelöst vom Kontext: Dokumente, Bezugnahmen, Historie, Verantwortung. Endlose GEprächsfäden und "in welcher Mail stand das nachmal..." sind die Folgen.

Dazu kommt: Der Mindset im E-Mail Programm ist anders als bei Projektarbeit, Konzeptentwicklung, Teamverabredungen.

Deshalb: Überlegen Sie, welche Alternativen Medien bzw. Methodiken wofür in Frage kommen. Business-Chat-Systeme wie Slack empfehle ich hier eher nicht - Sie verlagern die ähnlichen Probleme wie oben meist nur auf einen zusätzlichen Kanal.

Womit viele meiner Kunden gute Erfahrungen gemacht haben, sind Lösungen, die Folgendes erfüllen:

• Kommunikation findet dort statt, wo die Projekte, Aufgaben und Dokumente liegen
• Zusammenhänge, Historie, Verantwortungen, Termine sind dynamisch hinterlegt
• Es herrscht eine hohe Transparenz über den aktuellen Stand einer Thematik
• Die Nutzung muss einfach und intuitiv sein, inkl. Zusammenspiel mit andern Tools (Kalender, ...)

Und was kommt nun für wen in Fragen? Das ist schon wieder ein eigenes Thema. Ein Klassiker sind CRM System für den Vertrieb, eine sehr universell nutzbare Methode ist das Arbeiten nach dem Kanban Prinzip. Das habe ich schon bei/mit vielen Kunden aufgebaut, unter anderem für Besprechungen, Marketingplanungen, Projektverfolgung u.v.m. Lesen Sie dazu auch diesen Artikel zum Arbeiten nach der Kanban Methode.

7. Dranbleiben / Fallen beim Umsetzen: Was tun?

Ab März machen Fitnessstudios die besten Geschäfte.

Warum?

Die voller Elan zum Neuen Jahr geschworenen guten Vorsätze "Mehr Sport", "Weniger Naschen" etc. etc. geraten in Vergessenheit, der inneren Schweinehunf gewinnt die Oberhand. Und Jahresabos im Gymnasium werden brav weiter bezahlt, ohne dass man hingeht...

Studien belegen: Es dauert mindestens 6 Wochen, um neue Routinen zu festigen. 2 Dinge helfen

1. Eine starke innere Motivation
Schon Friedrich Nietzsche wusste: "Wer ein Warum hat dem ist kein Wie zu schwer". Also: Malen Sie sich in konkreten Bildern aus, wie gut Sie mit Ihrem wichtigen Projekt weiterkommen werden, wieviel besser Sie sich fühlen, wenn Sie den Kopf frei haben und wie Sie die Selbstbestimmtheit genießen, wenn Sie nicht dauernd auf Ihren Eingangskorb schielen.

2. Ein freundlich-konsequentes Trainingsprogramm mit System

Meine Oma hatte bei passenden Gelegenheiten immer diese Weisheit parat: „Wiederholung ist die Mutter des Lernens“. Und sie hatte Recht. Umso mehr, wenn es um das Festigen neuer Routinen geht. Es gibt - wenige - sehr willensstarke Menschen, die das allein hinbekommen: Hut ab!

Für die mehr als 90% aller anderen Menschen lohnt es sich zumindest über die o.g. 6 Wochen, immer wieder freundliche Tritte zu bekommen. Dazu habe ich einen Tipp für Sie: Den unten genannten Impulsvortrag biete ich auch in Verbindung mit einem 6 Wochen Follow-Up Kurs an. Sie erhalten aufeinander aufbauende E-Mail Sequenzen, so dass Sie innerhalb von 6 Wochen die neuen Routinen festigen. 

Ihr Trainingslager zum Inbox Zero Hero - Mehr Infos zum E-Mail Kurs:
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