Die Kanban Methode: Prinzip, Beispiele, Toolempfehlung und 7 Praxistipps

“Wo ist, wer soll, wann muss…”: Täglich grüßt das Büro-Murmeltier

• „Liegt allen jetzt die aktuelle Version der Agenda vor?“
• „Wie soll ich neben dem Tagesgeschäft noch das Projekt schaffen?“
• „Wo laufen die Ideen für unser Webprojekt zusammen?“
• „Wer sollte noch mal was bis wann erledigen?”

Diese und ähnliche Fragen werden in vielen Firmen und Büros täglich tausendfach gestellt. Und dazu werden Aufgaben, Protokolle, Agendas und Checklisten per Stift, Excel oder Word erstellt, ausgedruckt, kopiert, gemailt und mehrfach in den unendlichen Weiten der Archive abgelegt.

An diesen täglichen Wahnsinn haben wir uns gewöhnt. Trotz – oder gerade wegen – der Gewöhnung daran stellen sich immer mehr Menschen die Frage: Das müsste doch auch besser gehen und schlauer zu organisieren sein, oder? Die gute Nachricht ist: Es geht. Lesen Sie hier, wie.

Das Kanban Prinzip: Ein dynamisches Info-Board für die Zusammenarbeit

Meetings, Projekte, Pläne etc.: Wie schön wäre es, alle Infos, Verantwortlichkeiten und Termine an einem Platz zu finden, immer aktuell, immer im richtigen Kontext. Hier hilft die Kanban-Methode.

Kanban ist eine visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung und für das agile Projektmanagement. Der Ansatz ist dabei, Aufgaben zu visualisieren, die laufenden Arbeiten fokussiert im Blick zu haben und aktuelle Infos auf einem sogenannten Kanban-Board zu sammeln bzw. zu teilen. Die hohe Flexibilität und hilft dabei, den beteiligten Teams eine schnellere und effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen.

Ursprünglich aus der Automobilindustrie und dem Qualitätsmanagement kommend, lassen sich Elemente des agilen Projektmanagements ideal für ganz unterschiedliche Themen adaptieren und nutzen. Die Kernprinzipien von Kanban sind auf nahezu jede Branche und Abteilung anwendbar. Und darüber hinaus ebenso für Freiberufler, Selbständige und sogar im privaten Bereich.

Themen und Aufgaben mit Spalten und Karten visualisieren

Für den visuellen Workflow einer Aufgabenplanung bzw. -verfolgung wird bei Kanban ein (physisches oder digitales) Board verwendet. Die Kanban-Methode ist eine sehr intutive, flexible und transparente Möglichkeit der Zusammenarbeit im Team. Je nach Kontext, Thema und Fragestellung können die Spalten dabei eine ganz unterschiedliche Struktur haben, zum Beispiel: Projekt-/Aufgabenstatus (was steht an, was ist erledigt?), Verantwortungen (wer macht´s?), Vertrieb (Wo steht das Kundenprojekt?)

Die Vorteile kontextbezogener Kommunikation

Ein Hauptvorteil der Kanban Methode ist: Sie ist kontextbezogen. Das bedeutet – anders z.B. beim Medium E-Mail:

• Kommunikation findet dort statt, wo die Projekte, Aufgaben und Dokumente liegen
• Zusammenhänge, Historie, Transparenz, Verantwortungen, Termine sind dynamisch hinterlegt

Zum Illustrieren der Möglichkeiten und des Prinzips sehen Sie hier ein Anwendungsbeispiel:

3 Praxisbeispiele zur Verwendung von Kanban

Die Kanban-Methode ist sehr anpassungsfähig und flexibel. Ich habe sie sogar schon beim Planen einer großen Reise benutzt. Exemplarisch stelle ich Ihnen 3 einfache Beispiele vor.

Beispiel 1: Besprechungen planen und nachverfolgen

Damit Besprechungen – sei es physische Treffen oder online – gut vorbereitet sind, effizient ablaufen und klar centiert werden, bieten sich Kanban Boards geradezu ideal an. Zum Beispiel haben wir das 14tägige Führungskräfte-Meeting eines Kunden so strukturiert, dass jeder Teilnehmer eine Spalte auf dem Board hat. In diese Spalten werden dann die Themen / Aufgaben gesammelt, verteilt und im weiteren Schritt mit Terminen versehen. Schon haben alle im Team einen Überblick zum Stand der Dinge und jede/r weiss was er/sie bis wann zu tun hat.

Beispiel 2: Konzept / Struktur für das Überarbeiten einer Website

Aus dem „Family Business“: Meine Frau hat eine Praxis und es galt, die Website zu überarbeiten. Damit wir einen Überblick über die Inhalte, eine nutzerfreundliche Navigation und die inhaltlichen Aktualisierungen auf einen Blick erhalten, haben wir eine Kanban Board erstellt. Dessen Struktur haben wir im Laufe der Arbeitet immer wieder verändert und optimiert. Diese Möglichkeit der laufenden Anpassung ist generell eine der großen Vorteile agiler Arbeitsweisen wie Kanban. Das alles hat uns sehr geholfen, die neue Seite zügig zu konzipieren und zu realisieren.

Beispiel 3: Eine Reise durch Costa Rica planen

Vor einigen Jahren erfüllte ich mir einen Traum und reiste mehrere Wochen durch Costa Rica. Auch hierbei ging es darum, alle Infos zu „Wann bin ich wo?“, Unterkünften, Flügen, Checklisten, Fotografie-Spots, Links zu wichtigen Websites, Reisedokument-Kopien usw. im Laufe der Vorbereitung zusammen zu tragen, mit anderen Mitreiseden zu teilen und auch unterwegs immer darauf wieder schauen zu können. Dafür habe ich ein einfaches Kanban Board erstellt, was sich in der Vorbereitung und auch vor Ort als sehr praktisch und hilfreich erwiesen hat. Und darüber hinaus hat die Arbeit mit dem Board einfach Spaß gemacht.

Kanban: Viele Vorteile, aber keine Weltformel

Das Kanban Prinzip unterstützt für viele Arten von Projekten die Zusammenarbeit in mehrfacher Hinsicht:

• Probleme im Projektablauf sind für alle schnell zu erkennen, da sie visualisiert werden
• Kanban lässt sich leicht mit anderen agilen und nicht agilen Methoden des Projektmanagements kombinieren
• Durch ein Kanban Board haben alle Beteiligten jederzeit die aktuelle Grundlage für einen Austausch parat
• Das Arbeiten mit agilen Methoden unterstützt eine Kultur, die für Vertrauen und Transparenz steht
• Kanban fördert das selbständige Arbeiten und erleichtert die Zusammenarbeit über verschiedene Orte (Homeoffice)
• Bei gut strukturierten Boards reduziert sich die Anzahl der internen Mails zu einem Projekt erheblich

Natürlich ist Kanban nicht der heilige Gral für alle Anforderungen und Fragestellungen. Bei komplexen Projekten mit u.U. sehr umfangreichen technischen Spezifikationen oder Schnittstellen in die Produktion / Dokumentation eignet sich oft das klassische Projektmanagement nach der „Wasserfall-Methode“ besser. Hier spielen dann auf der Werkzeugebene MS Project und ggf. Excel auch ihre Stärken aus.

Für ganz kurze Besprechungen reicht ggf. ein Blatt zum Festhalten der Ergebnisse. Und für die Ideensammlung hat das gute alte Flipchart manchmal schlichte praktische Vorteile: Es steht fast in jeder Firma bereit, Handschrift spricht beide Gehirnhälften an, es ist keine Einarbeitung nötig.

Viele Kanban Werkzeuge zur Auswahl

Über die letzten Jahre habe ich vom einzelkämpfenden Freiberufler bis zur Mittelstandsfirma mit mehreren Hundert Mitarbeitern unterschiedliche Projekte nach der Kanban Methode aufgesetzt, begleitet und erfolgreich ins Ziel gebracht.

Nicht allein entscheidend, aber wichtig ist immer auch die Frage: Mit welchem Werkzeug bzw. welcher Software kann man die jeweiligen Anforderungen am besten unterstützen? Früher nutzte man oft noch Post-Its auf Whiteboard Tafeln, heute sind es überwiegend digitale Lösungen. Trello, Asana, Jira, Wrike, MS Planner und MeisterTask sind häufig eingesetzte Tools. Viele davon habe ich mit ihren Vor- und Nachteilen in der praktischen Arbeit kennengelernt.

Meine Tool Empfehlung: MeisterTask

Meine häufigste Empfehlung ist hier das onlinebasierte Kanban Tool MeisterTask. Es hat sich in fast jeder der zuvor beschriebenen und bei anderen Fragestellungen als äußerst intuitiv, flexibel und funktional bewährt. So lassen sich automatische Erinnerungen anlegen und es bestehen intelligente Verbindungen/Schnittstellen zu vielen anderen Programmen.

Man kann direkt auf den Themenkarten Kommentare austauschen, die dann (anders als via -zig Mails) immer im Kontext des jeweiligen Themas sichtbar und nachvollziehbar sind. Auch wichtig: Als in Deutschland entwickelte Online Anwendung ist MeisterTask DSGVO-konform.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil: Die Arbeit mit MeisterTask ist leicht zu erlernen und macht fast allen Freude, sobald man die Grundlogik verinnerlicht hat. Das ist entscheidender Erfolgsfaktor für gutes Gelingen.

Kanban einführen: 7 Praxistipps

Wie schon erwähnt, sind agile Methoden wie Kanban und somit auch der Einsatz der Tools dafür nicht immer und überall sinnvoll. Aus meiner Erfahrung mit -zig Projekten sind hier 7 Praxistipps bzw. Klärungspunkte für Sie:

1. Passt die transparente, eigenverantwortliche Arbeit nach der Kanban Methode zur Kultur des Unternehmens? Ggf. muss das zuerst geklärt / bestätigt werden. Extratipp: Vermeiden Sie eher plumpe Parolen wie “Wir arbeiten jetzt nur noch agil”.
2. Ist das Projekt / die Fragestellung geeignet für das Arbeiten nach der Kanban Methode (s. vorheriger Abschnitt)
3. Stellen Sie das Ziel in den Vordergrund: Es geht nicht primär darum, eine neue Methode als Selbstzweck einzuführen, sondern immer um einen Zustand / ein Ziel, was es zu erreichen gilt.
4. Suchen Sie sich geeignete Pilotprojekte und Mitstreiter/Innen, die gern daran mitarbeiten wollen, neue Arten der Zusammenarbeit auszuprobieren. Eine Digital-Affinität hilft dabei.
5. Entwickeln Sie die Boardstruktur gemeinsam. Machen Sie gern Vorschläge, aber lassen Sie die Teams selbst überlegen, welche Struktur von Spalten, Karten und Filtern für das jeweilige Projekt Sinn machen. Das Gute ist: Man kann diese Struktur ja jederzeit anpassen/erweitern.
6. Vergeben Sie (so wie es auch bei den guten alten Word Besprechungsprotokollen sein sollte) auf den Karten klare ToDos, Verantwortungen und Termine. So vermeiden Sie, dass alle interessiert auf ein Board gucken, aber die Themen nicht voran gehen.
7. Hören Sie genau hin, wenn Kritik kommt: “Mit Tool xyz kann ich nicht gut arbeiten ” kann bedeuten, dass das Tool nicht gut erklärt / verstanden wurde. Häufiger liegen die Gründe in Unsicherheiten oder Ablehnung zur neuen Art des transparenten Zusammenarbeitens. Oder die Ziele, Rollen und Verantwortungen wurden zu Beginn nicht gut genug geklärt.

Fazit / In Kürze: Erfahrungen und Tipps zur Kanban Methode

• Kanban ist eine universelle Methode zur Aufgabenverwaltung und für das Projektmanagement. Relevante Aspekte und Aufgaben werden dabei flexibel, transparent visualisiert und verfolgt. Kanban-Boards lassen sich schnell erstellen und passen gut zu einer transparenten, von Eigenverantwortlichkeit geprägten Unternehmenskultur.
• Nutzungsbeispiele sind unter anderem: Effiziente Besprechungen, Agenda, Protokolle, Transparentes Projektmanagement, Innovationen und Veränderungen einführen.
• Weitere Einsatzmöglichkeiten für Marketing -und Vertriebsprojekte: Websites realisieren, Redaktionspläne erstellen, Wocheneinsatzpläne verwalten und verteilen, Sales Funnel/Kundenmonitoring.
• Das Arbeiten nach dem Kanban Prinzip schafft / erfordert eine hohe Transparenz und eigenverantwortliches, kontextbasiertes Arbeiten. Die Methode ist von Einzelpersonen bis zum Großkonzern gut einsetzbar.
• In meiner Beratungspraxis hat sich das Kanban Online-Tool “MeisterTask” gut bewährt. Es ist intuitiv, funktional sehr ausgereift und DSGVO-konform.
• Beim Etablieren neuer Arbeitsmethoden wie Kanban steht das Ziel im Vordergrund, nicht die Methode. Eine erfahrene Begleitung hilft bei der erfolgreichen Einführung.