MeisterTask, das Tool für intuitives Aufgaben-/Task- und Projektmanagement: Funktionen, Nutzen, Einsatz, Beispiele, Preise [Praxisratgeber]

Mit Kanban Boards und "MeisterTask" als Tool effektiver arbeiten 

Die Anzahl, das Tempo und die Komplexität der Projekte und Aufgaben steigen fast überall. Das bedeutet: An vielen Stellen werden Infos ausgetauscht, und man muss schnell auf den Punkt wissen was ansteht. In Zeiten von Homeoffice, vernetztem Arbeiten und flexiblen Projektstrukturen ist man sonst als Unternehmen oder Selbständige/r schnell abgehängt.

Aktuelle Infos und Daten werden an verschiedenen Orten benötigt. Der Kontext und die Historie von Aufgaben muss klar sein. Man will nicht in 100 E-Mails kramen, wo wer irgendwann mal was gesagt oder abgelegt hat. Und alles soll auch noch transparent verfügbar und einfach zu handhaben sein: Wie geht das am besten? 

Wegen der oben genannten Anforderungen ist "Kanban" ist als Methode der agilen (Zusammnen-)Arbeit weiter auf dem Vormarsch. Entsprechende onlinebasierte Tools wie das hier vorgestellte "MeisterTask" können die Arbeit dabei effektiv unterstützen. Die Einsatzbereiche für Solopreneure, kleine und große Unternehmen sind riesig: Von der einfachen Besprechung bis zu komplexen Projekten ist (fast) alles möglich. 

Mit den hier vorgestellten Praxisbeispielen bekommen Sie einen plastischen Eindruck über die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten. Lesen Sie mehr zu den Vorteilen des Arbeitens mit Kanban, den Möglichkeiten und Vorteilen des Tool “MeisterTask” und erfahren Sie mit 7 Praxistipps, worauf Sie beim Einführen der Methode achten sollten. 

Täglich grüßt das Büro-Murmeltier – kennen Sie das auch?

  • „Liegt allen jetzt die aktuelle Version der Agenda vor?“
  • „Wie soll ich neben dem Tagesgeschäft noch das Projekt schaffen?“
  • „Wo laufen die Ideen für unser Webprojekt zusammen?“
  • „Wer sollte noch mal was bis wann erledigen?”

“Wo ist, wer soll, wann muss…”: Diese und ähnliche Fragen werden in vielen Firmen und Büros täglich tausendfach gestellt. Und dazu werden Aufgaben, Protokolle, Agendas und Checklisten per Stift, Excel oder Word erstellt, ausgedruckt, kopiert, gemailt und mehrfach in den unendlichen Weiten der Archive abgelegt.

An diesen täglichen Wahnsinn haben wir uns gewöhnt. Trotz – oder gerade wegen – der Gewöhnung daran stellen sich immer mehr Menschen die Frage: Das müsste doch auch besser gehen und schlauer zu organisieren sein, oder?

Die gute Nachricht ist: Es geht. Lesen Sie hier, wie.


Kanban als Methode: Grundgedanke und Vorteile

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements. Sie hilft, Arbeitsabläufe schneller und effizienter abzubilden. Auf einem “Kanban-Board” können Sie z.B. Projekte inkl. aller Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten, Prioritäten etc. einfach und übersichtlich visualisieren. Unterthemen oder Aufgaben werden in Form von Karten erfasst und nach dem jeweiligen Bearbeitungsstatus sortiert.

Das Kanban Prinzip unterstützt für viele Arten von Projekten die Zusammenarbeit in mehrfacher Hinsicht:

  • Probleme im Projektablauf sind für alle schnell zu erkennen, da sie visualisiert werden
  • Kanban lässt sich leicht mit anderen agilen und nicht agilen Methoden des Projektmanagements kombinieren
  • Durch ein Kanban Board haben alle Beteiligten jederzeit die aktuelle Info-Grundlage für einen Austausch parat (= kontextbasiertes Arbeiten)
  • Das Arbeiten mit agilen Methoden unterstützt eine Kultur, die für Vertrauen, Eigenverantwortung und Transparenz steht
  • Kanban fördert das selbständige Arbeiten und erleichtert die Zusammenarbeit über verschiedene Orte (Homeoffice)
  • Bei gut strukturierten Boards reduziert sich die Anzahl der internen E-Mails zu einem Projekt erheblich

PS: Früher wurden gern Grabenkämpfe zwischen "klassisch" und agilen" Methoden ausgefochten. Diese Zeiten sind zum Glück vorbei und ich setzte oft Mischformen ein. Jenseits aller Moden oder Tool-Fanclubs favorisiere ich in jedem Fall das Prinzip "Gesunder Menschenverstand".


MeisterTask als Kanban und Taskmanagement Tool

Kanban Boards haben den Vorteil, dass Sie überall einfach zu erstellen sind. Ob schnell von Hand geschrieben, am Flipchart / Whiteboard, auf Smart Devices / Rechnern, im Netzwerk oder webbasiert. Das onlinebasierte Tool "MeisterTask" bietet eine einfach anwendbare Umgebung, um die Kanban Methodik schnell und unkompliziert zu nutzen. Plattformunabhängig, auch mobil.

Analog zu Kanban Prinzip sind die Einsatzbereiche entsprechender Tools sehr umfangreich. Die Einsatzmöglichkeiten gehen weit über reine Projektthemen hinaus.

Ein Hinweis in eigener Sache: Das hier vorgestellte Tool "MeisterTask" verwende ich selbst schon lange. Darum kann ich zu diesem Tool mehr sagen als zu anderen Werkzeugen. Ich empfehle es aus unabhängiger, eigener Überzeugung und Erfahrung.

MeisterTask Überblick: Struktur, Elemente, Funktionen

MeisterTask bildet die Kanbanstruktur analog ab: Die oberste Ebene ist das "Board", mit dem ein Thema / Aufgabenpakete / ein Projekt abgebildet werden. Die Spalten des Boards können Sie flexibel strukturieren. Der klassische Kanban-Ansatz nach Bearbeitungs-/Erledigungsstatus wäre so etwas wie: "To Do", "In Arbeit", Erledigt". 

Ein Task / eine Einzelaufgabe wird mit einer Karte dargestellt. Diese Karte kann viele Infos enthalten: Infos, Checklisten, Anhänge, Verantwortungen, Etiketten, Termine, Kommentare, ... Die Karte kann dann im Projektverlauf zwischen den Spalten verschoben werden.

Die folgende Galerie zeigt Ihnen die einzelnen Elemente mit Erläuterungen dazu. Detaillierte Erklärungen und Tutorials zu den Funktionen und Bestandteilen finden Sie auf den Seiten von MeisterTask.


MeisterTask / Kanban: 7 Praxisbeispiele / Erfahrungen mit Kunden

Die Kanban-Methode ist sehr anpassungsfähig und flexibel. Und so ist MeisterTask es auch. Das vervielfacht die möglichen Einsatzbereiche. Im Netz finden sich hunderte von Anwendungsbeispielen und Vorlage. Exemplarisch stelle ich Ihnen hier 7 Beispiele aus meiner Praxis vor:


Beispiel 1: Besprechungen planen und nachverfolgen

Damit Besprechungen – ob physische Treffen oder online – gut vorbereitet sind, effizient ablaufen und klar dokumentiert werden, bieten sich Kanban Boards dafür als einfacher Einstieg in die Methode geradezu ideal an.

Zum Beispiel haben wir das 14tägige Führungskräfte-Meeting eines Kunden so strukturiert, dass jede/r Teilnehmende eine Spalte auf dem Board hat. In diese Spalten werden dann die Themen / Aufgaben gesammelt, verteilt und im weiteren Schritt mit Terminen versehen. Schon haben alle im Team einen Überblick zum Stand der Dinge und jede/r weiss, was er/sie bis wann zu tun hat. Und für das nächste Meeting sammelt man auf dem Board die nächsten Agendapunkte.

Ein einfaches Board für Besprechungen schafft mehr Verbindlichkeit als ein "totes" Office-Dokument

Beispiel 2: Konzept / Struktur für das Überarbeiten einer Website

Aus dem „Family Business“: Meine Frau hat eine Praxis und es galt, die Website zu überarbeiten. Damit wir einen Überblick über alle Inhalte, eine logische und nutzerfreundliche Navigationsstruktur und die inhaltlichen Aktualisierungen auf einen Blick erhalten, haben wir ein Kanban Board mit MeisterTask erstellt.

Dessen Struktur haben wir im Laufe der Arbeitet immer wieder verändert und optimiert. Diese Möglichkeit der laufenden Anpassung ist generell eine der großen Vorteile agiler Arbeitsweisen wie Kanban. Das alles hat uns sehr geholfen, die neue Seite zügig zu konzipieren und zu realisieren.

Bei vielen Webprojekten habe ich so ein Bord eingesetzt. So wird auch die Kooperation mit TexterInnen oder Agenturen sehr effizient.

Das Website Relaunch Board: Struktur, Inhalte, Anhänge, Aufgaben und Austausch an einem Platz

Beispiel 3: Themen für ein Mentoring strukturieren

Die Kundensituation:

Das Unternehmen ist vom Startup auf über 30 Mitarbeitende gewachsen, ohne dass Abläufe und Verantwortungen angepasst wurden. Es fehlte Zeit und Energie, die Ausrichtung des Betriebes und auch die persönlichen Prioritäten zu hinterfragen. Ständige Arbeitsbelastung „am Anschlag“, eher reaktiver als proaktiver Vertrieb und eine wachsende Unzufriedenheit waren die Folgen.

Das Ziel / der Wunsch:

Mein Auftrag war es, in einem Mentoringprozess mit Perspektive von außen zunächst Klarheit über die verschiedenen Ebenen und Abhängigkeiten der Probleme zu schaffen. Es galt dann, persönliche Aspekte und Prioritäten, geschäftliche Zielsetzungen und Strategien sowie deren praktische Umsetzung in den Einklang zu bringen.

Die Lösung / das Ergebnis mit Hilfe von MeisterTask

Im ersten Schritt haben wir über eine MindMap die anstehenden und belastenden Dinge gesammelt, geklärt und sortiert. Dann stellte ich ein flexibles Mentoringboard auf. Hier übernahmen wir die Mindmap-Inhalte als Karten und gingen die nächsten Schritte an: Themen, Prioritäten, Wünsche, Ziele, Probleme und Lösungswege weiter klären, terminieren und nachverfolgen. 

So konnten wir zügig den Kern vieler Probleme und deren Abhängigkeiten klären, so dass wir diese ursächlich lösen konnten. Zum Teil brachten wir so Aspekte ans Licht, die mit Erwartungen, Kommunikation oder auch einfach mit Missverständnissen zu tun hatten. Dieses Board setzten wir auch bei den folgenden "Mentoring-Boxenstopps" als Kontrolle ein, um nötige Aktionen, Veränderungen und Fortschritte zu dokumentieren. 

mentoring-board-struktur

Nach einem Brainstorming: Die Struktur des Mentoringboards hilft beim Clustern der Themen

Beispiel 4: Zielvereinbarung nach OKR (Objectives & Key Results)

Immer mehr meiner Kundinnen und Kunden nutzen den OKR Ansatz für klar kommunizierte, konsistente und motivierende Zielvereinbarungen ihrer Teams. Ein OKR Set besteht aus einem qualitativen Ziel (Objective) und quantitativen Metriken (Key Results). Also: WAS will man WIE erreichen. Gut strukturierte OKR unterstützen dabei, dass Aktivitäten zielführend, mit klar definierten Kriterien sowie mit Verantwortungen und Terminen versehen werden – auch über Teamgrenzen hinweg. Sie zahlen so auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens ein und helfen, ungesteuertes Agieren und Aktionismus zu vermeiden.

MeisterTask eignet sich sehr gut dafür, OKR Sets zu entwickeln, abzubilden und nachzuverfolgen. Hier sehen Sie ein Beispiel von einem meiner Kunden. Ein sehr positiver Effekt war: Das Board half im ersten Schritt, sich überhaupt über die übergeordneten Ziele klarer zu werden. Denn ursprünglich wollte man gleich mit den einzelnen Team-KPI loslegen, ohne dass diese strategischen Leitplanken klar genug definiert und kommuniziert waren. U.a. von den Teams aus Vertrieb, Marketing und Personal wird dieses Board heute erfolgreich genutzt und es herrscht Klarheit für alle, was man anstrebt.

Das OKR (Objectives & Key Results) Board stellt sicher, dass Teams mit den richtigen Aktivitäten die großen Ziele unterstützen

Beispiel 5: Kundenprojekte verfolgen / Vertriebs-Infoboard

In einem Mittelstandsbetrieb bestand das Problem, dass der Vertrieb meist auf Zuruf agierte und immer viel Zeit für Status-Infos an Innendienst, Geschäftsleitung und Service benötigt wurde. Als dann ein erfahrener Vertriebler kündigte, merkte man erst, wieviele kundenbezogene Infos in seinem Kopf - und nur dort - waren, die für Nachfolgende / Vertreter nun ebenfalls wichtig wurden. 

Das waren die 2 wichtigsten Hauptgründe, warum ich mit diesem Kunden ein "Vertriebsboard" erstellte. Nun war immer transparent ersichtlich, wo ein Projekt gerade steht, wer was tun muss, welche Fristen bestehen oder welche Dokumente einen direkten Bezug zum Projekt hatten. Und man sparte stundenlange "Statusmeetings", weil jede/r im Board nun den aktuellen Stand verfolgen konnte.

Das Vertriebsteam war zu Beginn etwas reserviert, weil man nun in seinem Tun transparenter wurde. Aber die Vorteile wie z.B. die Möglichkeit, direkt beim Kunden über die MeisterTask App schnell etwas nachzuschauen, sorgten schnell für eine hohe Akzeptanz dieser neuen Arbeitsweise.

Das Vertriebsboard schafft Transparenz über den Stand wichtiger Kundenprojekte

Beispiel 6: Innovationsideen für Life Science Innovationen (Hochschule)

Als Fachdozent für Entrepreneurship unterrichte ich in einem interaktiven Seminar Studierende an der HAW Hamburg. Anhand selbst erdachter fiktiver Healthcare Startups lernen die Teilnehmenden Innovationsmanagement, Go-To-Market Strategien sowie die Grundzüge der Business- , Finanz- und Marketingplanung kennen.

Für das Sammeln, Priorisieren, Strukturieren und Charakterisieren der Innovation Cases nutzten wir ein MeisterTask Board. Unter anderem konnten wir in der Gesamtgruppe so das jeweilige "Why" der Gründer, die Customer Value Proposition und die Claims sehr übersichtlich entwickeln, sammeln, vergleichen und dokumentieren.

Board mit Healthcare Innovationsideen von HAW Studierenden

Beispiel 7: Eine Reise durch Costa Rica planen

Vor einigen Jahren erfüllte ich mir einen Traum und reiste mehrere Wochen durch Costa Rica. Auch hierbei ging es darum, alle Infos zu „Wann bin ich wo?“, Unterkünften, Flügen, Checklisten, Fotografie-Spots, Links zu wichtigen Websites, Reisedokument-Kopien usw. im Laufe der Vorbereitung zusammen zu tragen, mit anderen Mitreisenden zu teilen und auch unterwegs immer darauf wieder schauen zu können. 

Dafür habe ich ein einfaches Kanban Board erstellt, was sich in der Vorbereitung und auch vor Ort als sehr praktisch und hilfreich erwiesen hat. Und darüber hinaus hat die Arbeit mit dem Board einfach Spaß gemacht und die Vorfreude auf dieses Abenteuer gesteigert.

So ein Kanban-Board macht besonders viel Spaß: Reiseplanung für Costa Rica

Meistertask Preise / Versionen / Kosten - und meine Empfehlung

Aktuell (02/2024) bietet MeisterTask ein 4stufiges Lizenzmodell. Die Versionen unterscheiden sich im Funktionsumfang. Bei jährlicher Zahlung spart man spürbar. Klicken Sie auf die "+" Zeichen für mehr Details zu den jeweiligen Lizenzen. 

Basic (kostenlos)

  • Bis zu 3 Projekte
  • Checklisten, Kommentarfunktion, Zeiterfassung
  • Bis zu 5 kollaborative Notizen
  • Unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern
  • Z.T. anpassbare Dashboards und Projekte
  • Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten (2)
  • Nutzen vor Vorlagen
  • Versionsverlauf über 7 Tage
  • Dateianhänge mit bis zu 20 MB pro Datei möglich
  • Mobile Apps für Android, iOS, MAC und Windows
  • Support über die Community

Pro (12,50 pro User/Monat)

Beinhaltet alle Funktionen der Basic-Version plus:

  • Unbegrenzte Anzahl von Projekten und Aufgabe
  • Projektübergreifende "Agenda" im Dashboard
  • Umfangreiche Personalisierungen, u.a. für Hintergründe, Projektgruppen, Checklisten
  • Unbegrenzte kollaborative Notizen
  • Versionsverlauf über 30 Tage
  • Mehr Integrationen, z.B. mit Slack, Google, Zendesk für einfachere Workflows
  • Automationen: Automatisiert Schritte im Arbeitsablauf wie z.B. Zuweisen von Aufgaben, eventbasierte Push-Nachrichten oder automatisiertes Hinzufügen von Checklisten
  • Wiederkehrende Aufgaben
  • Vollständige API Nutzung mit vielen Schnittstellen
  • Projektgruppen um bei vielen Projekten das Dashboard übersichtlich zu halten
  • Dateianhänge bis zu 200 MB pro Datei
  • Statistiken und Berichte, um die Produktivität und die Fortschritte zu verfolgen, u.a. Dauer, Fälligkeit, Stundenaufwand
  • E-Mail Support-Anfragen sind möglich

Business (22,50 pro User/Monat)

Beinhaltet alle Funktionen der Pro-Version plus:

  • Zeitleist (GANTT Chart)
  • Unteraufgaben
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Unbegrenzter Versionsverlauf
  • Erweitertes Rollen- und Rechtemanagement : U.a. mehrere Teamadministratoren un, das Erstellen von Benutzergruppen, Filter für sicherheitsrelevante Infos
  • Priority Support: Support-Anfragen auch via Telefon sind möglich

Enterprise (individuelle Preise)

  • Maßgeschneiderte Preisangebote
  • Persönlicher Account-Manager
  • Individuelle Onboarding-Unterstützung
  • Persönliche Sicherheitsüberprüfung
  • SAML Single Sign-On

Meine Empfehlung: Mit Basic starten, dann nach Bedarf erweitern

Bereits mit der kostenlosen Variante können Sie einiges abbilden. Vor allem bekommen Sie einen Eindruck, ob / wie die intuitive Benutzerführung auch für Sie gut funktioniert. Denn aus der Erfahrung ist eine hohe Akzeptanz der Anwender und Freude an der Arbeit (hier punktet MeisterTask nach meiner Erfahrung besonders) viel entscheidender als ein maximaler Mega-Funktionsumfang.

Falls Sie überlegen ob Sie "Business" Funktionen benötigen: Dann empfehle ich Ihnen, direkt nach einem maßgeschneidertem "Enterprise" Angebote zu fragen. Noch ein Hinweis: Für gemeinnützige Organisation und im Bildungsbereich gibt es spezielle Konditionen.


Sie wollen Ihr Aufgaben- und Projektmanagement effektiver machen?
Sie möchten Kanban / MeisterTask so einsetzen, wie es für Sie passt?

Dann sollten wir miteinander sprechen. Über die hier gezeigten Beispiele hinaus habe ich viele Kundinnen und Kunden dabei unterstützt, für ihren Bedarf die beste Vorgehensweise und Lösung zu realisieren. Alle nutzen diese Methoden und Tools inzwischen völlig selbständig und entdecken immer neue Möglichkeiten des sinnvollen Einsatzes.


Zertifizierter MeisterTask Experte / Rabattcodes

Sie möchten Ihre Projekte und die Teamkollaboration vereinfachen, effizienter gestalten und für die hybride Arbeitswelt fit machen? Als zertifizierter MeisterTask Expert Partner unterstütze ich Sie mit vielen Erfahrungen, Tipps und Tricks beim Einsatz dieses Tools. Ein Ausprobieren mit den kostenlosen Versionen ist dabei immer möglich. Auch die Verfügbarkeit spezieller Rabattcodes prüfe ich gern für Sie.


Vom Brainstorming zum Projekt: MindMeister und MeisterTask

Projekte oder Aufgaben im Team fallen meistens nicht vom Himmel. Oft gibt es eine vorgeschaltete Phase, wo erst einmal gesammelt wird: In Workshops oder Brainstormings fliessen Gedanken zusammen, werden Erwartungen ausgetauscht, Ideen oder mögliche neue Abläufe skizziert. Und in der Diskussion ergeben sich viele weitere Dinge.

Am Ende hat man viele Notizen, ein großes Flipchart oder viele Post-It als Ergebnis. Die Aufgabe ist dann, über das "schön, dass wir mal darüber gesprochen habe" hinaus die nächsten Schritte zu konkretisieren.

Darum macht es Sinn, schon vor dem Brainstorming "vom Ende her" zu denken: Was soll herauskommen, damit wir die Erkenntnisse ins Tun überführen? Analog zur Sequenz: "Storming-Forming-Norming"


MindMapping für Workflows, Konzepte, Gedanken, Abläufe, Marketing

Für Brainstormings und zum Gedanken sammeln/sortieren empfehle ich Mindmaps. Mindmapping ist eine Methode zur Visualisierung und zum Sammeln und Strukturieren von Ideen und Informationen. Das Hauptthema wird in der Mitte einer Art Landkarte (der “Map”) platziert und verwandte Elemente verzweigen sich von dort aus in verschiedene Richtungen.

Typische Anwendungsgebiete für Mindmaps sind: Ideensamlungen, Strategie-  Konzeptentwicklungen, Skizzieren von Abläufen, Website-Konzepte, Marketing-Personas u.v.m.  

Mindmaps können Sie einfach auf Papier oder mit Klebezetteln erstellen. Vorteil: Man kommt so gerade in Gruppen besonders schnell in die Interaktion. Online-Mindmapping-Tools haben andere Vorteile: Sie sind leichter teilbar, ermöglichen die Zusammenarbeit mit Kollegen unabhängig von Termine und Orten und lassen sich mit anderen Dokumenten verknüpfen. Ein großer Vorteil: Clevere Mindmap-Tools machen es einfach, die Brücke vom "Sammeln" zum "Machern" direkt zu bauen.

MindMeister und MeisterTask: Mindmaps und Aufgaben verknüpfen 

MindMeister ist das Mindmapping-Tool von MeisterLabs. Darum ist es kein Wunder, dass es mit MeisterTask besonders gut zusammenarbeitet. Sie können nach der Phase des Mindmapping die MeisterTask-Integration von MindMeister nutzen, um Ihre Ideen in umsetzbare Aufgaben bzw. Projekte umzuwandeln und sie zu verwalten. Das geht sogar, ohne die MindMeister-Oberfläche zu verlassen.


MindMeister (rechts) und MeisterTask (links) verbinden Brainstormings direkt mit den daraus folgenden Aufgaben

Falls die Verbindung von Brainstorming und Projektmanagement für Sie interessant ist: Mit dem MindMeister und MeisterTask Bundle können Sie sparen (Stand: 02/2024):

Meister Bundle Pro: ab 15,75 € pro Monat (statt 22,50 €)

Meister Bundle Business: Ab 26,25 € pro Monat (statt 37,50 €)

MeisterTask Vor- und Nachteile / Erfahrungen aus über 100 Projekten

Seit 2017 habe ich in sehr vielen unterschiedlichen Kontexten MeiterTask eingesetzt. Vom Solopreneur bis zur Konzerntochter, für einfache Themensammlungen bis hin zu komplexen Projekten mit über 50 Mitarbeitenden. Auf Basis dieser Erfahrungen sehe ich die folgenden Hauptvorteile:

1. Sehr intuitiv und benutzerfreundlich

Bei fast allen Einführungen neuer Software-Tools und Arbeitsumgebungen ist die Akzeptanz der Nutzer und Nutzerinnen DER entscheidende Erfolgsfaktor. Die besten Funktionen nutzen wenig, wenn das Werkzeug kompliziert, wenig intuitiv oder lieblos gestaltet ist. Aus meiner Sicht ist es ein Hauptvorteil von MeisterTask, dass die Arbeit damit fast allen Freude macht. Dazu kommen ein paar sinnvolle exklusive Features wie z.B. die projektübergreifende persönliche "Agenda" Übersicht.

2. Ein sinnvoller Funktionsumfang

Meistertask bietet einen gut zusammengestellten Funktionsumfang um unterschiedliche Business-Situationen abzudecken. Es mag die eine oder andere Option von "großen" Projektmanagement-Paketen (so wie GANTT Charts über ihr lange Zeiträume oder ein detailliertes Ressourcenmanagement) fehlen, aber meistens wird das Gebotene ohnehin gar nicht komplett ausgenutzt. Hier haben die Entwickler und Designer von MeisterLabs eine gute Balance gefunden. Und in der Praxis habe ich fast immer erlebt, das "einfach" besser ist als "umfangreicher".

3. Plattformunabhängiges System, auch mobil nutzbar

Es gibt Tools, die NUR auf dem Mac, NUR auf Windows, oder NUR lokal installiert funktionieren. Bei MeisterTask müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, es funktioniert auf allen Plattformen. Bei Onlinezugriff werden alle Aktualisierungen der Nutzerinnen und Nutzer in Echtzeit ausgespielt: Kommentare, neue Termine, Anhänge etc. Die Apps sind genauso bedienungsfreundlich wie die Rechnerversionen. Damit lassen sich "draussen" arbeitende Teams (Baustellen, Gewerbe, Vertrieb, ...) leicht einbeziehen. Auch der Installations- und Administrationsaufwand bleibt so gering.

4. Intelligente Automationen, viele Integrationen

Clevere Algorithmen, um regelbasiert Aktionen auszulösen - bei MeisterTask "Automationen" genannt - sind für viele ein Grund, sich mit Projektmanagement-Tools genauer zu befassen. Aktions- / Eventbezogene Nachrichten, Mail-Infos, Checklisten, Statuswechsel oder Erledigungsvermerke machen die Arbeit mit MeisterTask besonders effizient, sparen Zeit und unterstützen die Teamarbeit. Man muss sich zu Beginn etwas einfuchsen, aber auch die Automatisierungen sind bei MeisterTask sehr einfach umsetzbar.

Die umfangreichen "Integrationen" verbinden MeisterTask direkt mit anderen Tools via API Schnittstellen.  hilft, toolübergreifende Workflows zu erleichtern und zu verbessern. An erster Stelle sei hier "MindMeister" genannt, das sehr ausgereifte und ebenfalls sehr inutiv nutzbare Mindmapping-Tool von MeisterLabs. Weitere Integrationen gibt es u.a. für GMail, Outlook, Slack, MS Teams, Zoom, Google, Zendesk, Dropbox, Zapier.  

5. Durch die Vielseitigkeit weniger Einzeltools erforderlich

Ein Vorteil, den MeisterTask nach Erfahrung vieler meiner Kunden bietet: Sie können mit diesem Tool über die Zeit das eine oder andere zusätzliche Werkzeug ersetzen und überflüssig machen. Sie halten so Ihre Systemlandschaft schlank und sparen Kosten. Und Sie / Ihre Teams müssen nicht für jede Fragestellung in eine andere Umgebung wechseln.

Es lohnt sich wie fast immer, wenn Sie sich zuerst einen Überblick über Ihre Businessanforderungen verschaffen und danach eine Matrix erstellen, was man wie mit welchem Werkzeug sinnvoll abbilden / unterstützen kann. In der Praxis läuft es allerdings oft andersherum. Über die Zeit entsteht da leicht ein bunter Flickenteppich ...

6. Hoher Datenschutz / Server in Deutschland

Gerade in Zeiten, in denen IT-Sicherheit und Datenschutz eine immer größere Rolle spielt, muss klar sein, welchen Standards man folgen will oder muß. Das EU Recht und die DSGVO beinhalten hier mehr Anforderungen als der US privacy act. Anbieter die Ihren Sitz oder/und Ihre Server außerhalb der EU haben, können deshalb u.U. weniger hohe Sicherheitsstandards anwenden. Meistertask speichert alle Daten auf deutschen Servern und arbeitet DSGVO konform. Hier sind Sie also auf der sicheren Seite.

7. Service, Support und Innovationen

Aus eigener Erfahrung: Der Service und der Support durch das MeisterLabs Team sind sehr gut. Das fängt bei den hilfreichen Youtube Lehrvideos an und hört beim kompetenten, freundlichen und meist gut erreichbaren Support Team auf. Nicht üblich: Man erreicht fast immer auch deutschsprachigem Support.

Inzwischen unterscheiden sich die Support-Levels je nach Tarif stärker als zuvor. D.h. die möglichen Kontaktwege unterscheiden sich (s. "Tarife"). Zusätzlich bietet die große Community viele praxisrelvante Tipps. Für deutsche User gibt es ein eigenes Forum. MeisterTask wird laufend sinnvoll weiterentwickelt, auch "Feature Requests" sind möglich. Für die Praxis sind die vielen verfügbaren Vorlagen und Templates eine prima Unterstützung, wenn man starten will.


MeisterTask Nachteile

Der Funktionsumfang von MeisterTask führt immer mal wieder zu Diskussion: Dem einen ist es zu umfangreich und zu komplex, anderen fehlt eine bestimmte, für sie wichtige Funktion. MeisterLabs versucht hier einen guten Kompromiss zu finden, so dass die Nutzung einfach bleibt. In jedem Fall gilt: Prüfen Sie vorab, was IHNEN besonders wichtig ist (vgl. auch die Tool Alternativen im Folgenden).

Die Abhängigkeit von der Plattform. Ich kenne Kunden, die sehr viel - und für sie sehr wichtige - Dinge über MeisterTask Boards abbilden. Hier gilt (wie allerdings bei anderen System auch): Man begibt sich in eine gewisse Abhängigkeit zum Anbieter. Für den Fall der Fälle bietet MeisterTask zwar Exportfunktionen für Projekte, aber wie bei jeder Migration ist das nicht alles 1:1 mit einem Knopfdruck erledigt.

Die Kosten bei größeren Teams können relativ schnell in spürbare Größenordnungen führen. Es lohnt sich umso mehr genau zu prüfen, was wer WIRKLICH an Funktionen braucht. Ggf. reicht auch die nächstkleinere Lizenz? Und achten Sie darauf, dass über die Zeit keine User-Leichen entstehen, die nur kosten, aber nicht aktiv mit dem Tool arbeiten.


9 Tool-Alternativen für das Task- und Projektmanagement

Vorweg: Jedes dieser Tools hat einen anderen Schwerpunkt. Es kommt also z.B. drauf an, ob Sie ein sehr komplexes Projekt inklusive detaillierter Ressourcen abbilden möchten oder für ein kleineres Team die Zusammenarbeit vereinfachen möchten. Einen detaillierten Funktionsvergleich finden hier nicht, der würde den Rahmen sprengen. Deshalb hier nur die wichtigsten Tool-Alternativen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) in Stichworten:

Asana:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Asana bietet sehr umfangreiche Funktionen und Einsatzgebiete. GANTT Charts, Aufgabenabhängigkeiten und die Anbindung Externer (z.B. Agenturen) sind gut gelöst. Die "Personal" Version bis zu 10 Teammitglieder) ist kostenlos. Nachteile: Als US Unternehmen bietet Asana keinen 100% EU-DSGVO-konformen Dienst an. Prüfen Sie also Ihre Anforderungen vs. den Bedingungen.


Awork:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Awork bietet viele Funktionen für das Projektmanagement und die Kollaboration im Team. Ressourcenplanung und Zeiterfassung sind hier besser als bei vielen anderen Tools möglich. Ein Plus: Server in Deutschland, DSGVO-konform. Nachteile: Awork hat seine Grenzen, wenn Projekte komplexe werden. Es gibt keine kostenlose Basisversion. 


Excel:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Excel ist kein Projekt- und Aufgabenmanagement Tool. Aber ich staune immer wieder, welche Zusammenhänge, Aufgaben und Projekte Excel-Profis damit so alles abbilden können. Nachteile: Man merkt schnell, dass Excel primär eine Tabellenkalkulation war und ist. Dynamische Abhängigkeiten, das Verfolgen von Aufgaben, Versionskontrollen und Kollaborationsmöglichkeiten sind hier limitiert.


Monday Projects:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Eine schlanke und kompakte Lösung. Für kleine Teams in Agenturen oder für kleine Projektteams in kleineren Unternehmen kann Monday eine gute Option sein. Nachteile: Für komplexere Projekte ist dieses Tool ggf. nur eingeschränkt geeignet. Bei aktiver Verwendung entstehen schnell höhere Kosten. Generell ist das Preismodell eher wenig transparent.


MS Project:

Charakter / typische Einsatzgebiete: MS Project ist seit vielen Jahren als "Dickschiff" unter den klassischen Projektmanagement-Tools bekannt. Für Unternehmen die mit Microsoft arbeiten und für große, komplexe Projekte und erfahrene Projektteams nach wie vor eine gute Wahl, insbesondere im Zusammenspiel innerhalb der Microsoft-Welt. Nachteile: Ein hoher Einarbeitungsaufwand, die etwas sperrige Handhabung und die hohen Kosten.


MS Planner:

Charakter / typische Einsatzgebiete: MS Planer kommt deutlich leichter und intuitiver bedienbar als MS Project daher. Es bietet einen schnellen Zugriff auf andere Microsoft-Produkte. Wenn Sie MS im Haus haben, lohnt sich ein Blick / ein Test auf jeden Fall. Nachteile: Echte funktionale Integrationen sind aktuell nur für / mit Outlook und Aufgaben möglich. Teamnutzung nur via MS Enterprise Lizenzen. 


Notion:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Notion hat sich in kurzer Zeit zu einer Art ieierlegenden Wollmilchsau entwickelt. Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Kanban Boards, Wiki, Ticketsystem u.v.m. Notion ist mehr als ein PM-Tool / Task-Manager, sondern ein Baukasten, mit dem (fast) alles geht. Nachteile: Die komplette Offenheit macht den Einstieg für manche non-digital-natives schwer.


Trello:

Charakter / typische Einsatzgebiete: Trello ist das weit verbreitete "Ur"-System aller Kanban-Tools. Es ist vom Funktionsumfang her ähnlich wie MeisterTask, allerdings ist die Bedienung nicht so intuitiv. Nachteile: Als US Unternehmen bietet Trello keinen 100% EU-DSGVO-konformen Dienst an. Prüfen Sie also Ihre Anforderungen vs. den Bedingungen von Trello.


Wrike

Charakter / typische Einsatzgebiete: Wer MS Project zu groß und komplex findet, aber eine klassische Projekt- und Ressourcenmanagementfunktionen und einen hohen Funktionsumfang inkl. ein über lange Zeiträume laufendes GANTT Charts benötigt, für den ist Wrike einen Blick wert. Nachteile: Nicht für jede agile oder hybride PM-Methodik einsetzbar. Auch hier gilt: Wrike ist ein US Unternehmen und hat somit die Einschränkungen in Bezug auf volle DSGVO Kompatibilität.



Welches Werkzeug passt für Sie? Kriterien für Ihr Projektmanagement-Tool

Es gibt viele Wege zu einem Projektmanagement-Tool: Vorhandene Lösungen werden neu entdeckt, neue Kollegen bringen Erfahrungen mit, Recherche im Netz, Vertriebspartner der Anbieter, Consultings, Messen etc. In jedem Fall macht es Sinn, ERST die Anforderungen zu klären und DANN zu schauen welche Lösung passt. Allzuoft erlebe ich, dass man sich früh für eine Lösung entscheidet – ohne diese Bedarfsklärung.

Die Gefahr: Sie bauen Abläufe um diese Lösung herum oder/und wichtige Aspekte fallen unter den Tisch weil dieses Tool vom Konzept her ggf. gar nicht das für Sie am besten geeignete ist. Das Ergebnis: Das "Wenn Sie nur einen Hammer haben, sieht jedes Problem aus wie ein Nagel" Symptom.

Hier kommen die wichtigsten Klärungsschritte für Sie als Empfehlung aus der Praxis:

1. Definieren Sie Einsatzbereich, Ziele und nötigen Funktionsumfang
Nicht jede Software bietet jede Projektmanagement-Funktion für jede Methode. Es gibt unterschiedliche Schwerpunkte, Spezialisierungen und Insellösungen. Die Beschreibungen auf den Webseiten der Toolanbieter können dabei helfen, auf Ideen zu kommen. Aber klären Sie zuerst, was SIE brauchen.

2. Hohe Nutzerfreundlichkeit für gute Akzeptanz
Einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren: Ein schlüssiges Gesamtkonzept, einfache Bedienbarkeit, kurze Klickwege und intuitive Nutzerführung sind meist wichtiger als eine Detailfunktion. Am besten testen Sie ein Tool zu Beginn mit einem sinnvollen Pilotthema, damit Nutzung und mögliche Ergebnisse sichtbar werden.  

3. Anpassungsfähigkeit/Flexibilität für die Zukunft
Wie anpassbar und erweiterungsfähig sind die Werkzeuge an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und internen Prozesse? Welche weiteren Einsatzgebiete lassen sich damit später ggf. abdecken?

4. Datensicherheit und Datenschutz
Bei Software-as-a-Service (SaaS) Softwarelösungen sind DSGVO-Konformität und damit auch der Serverstandort für die meisten ein wichtiges Kriterium. Dazu klären Sie: Wie genau können Sie Lese- und Schreibrechte, Benutzerrechte und Benutzerrollen innerhalb der Projektmanagement-Software definieren?

5. Kundenservice und Support
Gut strukturierte Dokumentationen und Hilfeseiten sind wichtig. Ein schneller, kompetenter Kundenservice erspart Ihnen Probleme im Ernstfall. Klären Sie, was Sie benötigen und was gelten wird.

6. Kosten und Lizenzmodell
Welches Preismodell wird angeboten? Wie verständlich ist die Lizenzstruktur? Bietet sie die notwendige Flexibilität für spätere Änderungen? Lassen sich ggf. Gastnutzer in Projekte flexibel einbinden?

Erfahrungen / Empfehlungen / 7 Praxishinweise für MeisterTask 

Wie schon erwähnt, sind agile Methoden wie Kanban und somit auch der Einsatz der Tools dafür eine einfache Möglichkeit, die Projektarbeit insbesondere für Teams effektiv zu unterstützen. Hohe Transparenz, kontextbezogene Infos an einem Platz und die große Flexibilität erleichtern effektive Workflows und die Zusammenarbeit.

Sie müssen vor dem Einsatz von Kanban und von Tools wie MeisterTask auch keinen großen theoretischen Überbau á la:  "Jetzt machen wir alles agil" drumherum bauen. Binden Sie Ihre Teams früh ein und folgen Sie dem Prinzip "Gesunder Menschenverstand". Aus meiner Erfahrung mit -zig Projekten sind hier 7 Praxistipps bzw. Klärungspunkte für Sie:

  1. Passt die transparente, eigenverantwortliche Arbeit nach der Kanban Methode zur Kultur des Unternehmens? Das klingt für viele selbstverständlich, aber sollte ggf. zuerst geklärt / bestätigt werden.

  2. Ist das Projekt / die Fragestellung xyz geeignet für das Arbeiten nach der Kanban Methode (s. vorheriger Abschnitt)? Überlegen Sie zu Beginn, welches Pilotprojekt zu guten ersten Erfolgen führen kann.

  3. Stellen Sie das Ziel in den Vordergrund: Es geht nicht primär darum, eine neue Methode als Selbstzweck einzuführen, sondern immer um einen Zustand / ein Ziel, was es zu erreichen gilt.

  4. Suchen Sie sich geeignete Pilotprojekte und Mitstreiter/Innen, die gern daran mitarbeiten wollen, neue Arten der Zusammenarbeit auszuprobieren. Eine Digital-Affinität hilft dabei.

  5. Entwickeln Sie die Boardstruktur gemeinsam. Machen Sie gern Vorschläge, aber lassen Sie die Teams selbst überlegen, welche Struktur von Spalten, Karten und Filtern für das jeweilige Projekt Sinn machen. Das Gute ist: Man kann diese Struktur ja jederzeit anpassen/erweitern.

  6. Vergeben Sie (so wie es auch bei den guten alten Word Besprechungsprotokollen sein sollte) auf den Karten klare ToDos, Verantwortungen und Termine. So vermeiden Sie, dass alle interessiert auf ein Board gucken, aber die Themen nicht voran gehen.

  7. Hören Sie genau hin, wenn Kritik kommt: “Mit Tool xyz kann ich nicht gut arbeiten ” kann bedeuten, dass das Tool nicht gut gewählt / erklärt / verstanden wurde. Häufiger liegen die Gründe in Unsicherheiten oder Ablehnung zur neuen Art des transparenten Zusammenarbeitens. Oder die Ziele, Rollen und Verantwortungen wurden zu Beginn nicht gut genug geklärt.


Zusammenfassung: Arbeiten mit Kanban / MeisterTask

  • Kanban ist eine universelle Methode zur Aufgabenverwaltung und für das Projektmanagement. Relevante Aspekte und Aufgaben werden dabei flexibel, transparent visualisiert und verfolgt. Kanban-Boards lassen sich schnell erstellen und passen gut zu einer transparenten, von Eigenverantwortlichkeit geprägten Unternehmenskultur.

  • In meiner Beratungspraxis hat sich bei vielen Kundenprojekten das Kanban Online-Tool “MeisterTask” gut bewährt. Es ist intuitiv bedienbar, funktional sehr ausgereift und DSGVO-konform. Vom Solopreneur bis zum großen KMU und quer durch alle Branchen gibt es sinnvolle Einsatzmöglichkeiten.

  • Nutzungsbeispiele für Kanban und entsprechende Tools sind unter anderem: Effiziente Besprechungen, Agenda, Protokolle, Transparentes Projektmanagement, Innovationen und Veränderungen einführen, Markting- /Redaktionspläne, Zielvereinbarungen/ OKR, Vertriebs- und Serviceprojekte

  • Weitere Einsatzmöglichkeiten für Marketing -und Vertriebsprojekte: Websites realisieren, Redaktionspläne erstellen, Wocheneinsatzpläne verwalten und verteilen, Sales Funnel/Kundenmonitoring.

  • Das Arbeiten nach dem Kanban Prinzip schafft / erfordert eine hohe Transparenz und eigenverantwortliches, kontextbasiertes Arbeiten. Die Methode ist von Einzelpersonen bis zum Großkonzern gut einsetzbar.

  • Beim Etablieren neuer Arbeitsmethoden wie Kanban steht das Ziel im Vordergrund, nicht die Methode. Eine erfahrene Begleitung hilft bei der erfolgreichen Einführung.

Sie wollen Ihr Aufgaben- und Projektmanagement effektiver machen?
Sie möchten Kanban / MeisterTask so einsetzen, wie es für Sie passt?

Dann sollten wir miteinander sprechen. Über die hier gezeigten Beispiele hinaus habe ich viele Kundinnen und Kunden dabei unterstützt, für ihren Bedarf die beste Vorgehensweise und Lösung zu realisieren. Alle nutzen diese Methoden und Tools inzwischen völlig selbständig und entdecken immer neue Möglichkeiten des sinnvollen Einsatzes.


Zertifizierter MeisterTask Experte / Rabattcodes

Sie möchten Ihre Projekte und die Teamkollaboration vereinfachen, effizienter gestalten und für die hybride Arbeitswelt fit machen? Als zertifizierter MeisterTask Expert Partner unterstütze ich Sie mit vielen Erfahrungen, Tipps und Tricks beim Einsatz dieses Tools. Ein Ausprobieren mit den kostenlosen Versionen ist dabei immer möglich. Auch die Verfügbarkeit spezieller Rabattcodes prüfe ich gern für Sie.


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