25 beste Business Tools: Nützliche Helfer, mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern

Bei Texterverarbeitungsdickschiffen wie Word nutzt man meist nur 3% aller Funktionen. Leider sind die Menüs so überladen und das Programm ändert auch gern selbst Formatierungen und Co. Besser für ablenkungsfreies Schreiben: Der "iA Writer" (leider bisher nur für Mac). Absolut minimalistisch und so ideal für fokussiertes Schreiben.

Hinweis: Seit Frühjahr 2023 bietet Word die Ansicht "Fokus". Das schafft ein ähnliches Erlebnis.

Bei Besprechungen und Co. ist es oft einfacher oder passender, mit Hand kurz etwas aufzuschreiben oder zu skizzieren. Das Problem bei Papier: Dieser Notizzettel oder -block liegt dann irgendwo und kann verlorengehen. GoodNotes macht handschriftliche Notizen überall verfügbar, bringt viele Vorlagen mit, hat eine gut funktionierende Handschriftenerkennung und bringt viele sinnvolle Funktion mit: Fotos oder Tondokumente ergänzen, Unterschriften erfassen, PDFs generieren u.v.m. Leider gibt's auch dieses Tool nur für iOS / MacOS.

Luna Display macht Ihr iPad zum Zweitbildschirm oder Teleprompter: Ideal für Tutorials oder Webkonfernzen, wenn Sie gleichzeitig Inhalte und Ihr Gegenüber anschauen wollen. Ein weiteres Tool des Anbieters macht das iPad zum Grafiktablett: Astropad Studio. Gestartet als reine iOS / MacOS Anwendung, es soll inzwischen auch eine Windows Version geben.

Für viele Unternehmen und Selbständige die sinnvolle Alternative zu lokal installierten Office Paketen: Die integrierte, webbasierte Office Lösung von Google (früher: Google Business Suite). Alle wichtigen Tools an einer Stelle, DSGVO konform, gute Sicherungsmöglichkeiten sowie fast 100%ig kompatibel zu Word, Excel und Co. Auch der Google Kalender und Gmail sind mit universellen Schnittstellen zu vielen anderen Apps und Programmen effizient nutzbar.

Ich empfehle ChatGPT und andere KI Textgeneratoren ausdrücklich nicht, um sich einfach einen Text schreiben zu zu lassen. "Schreibe einen Blogartikel zu xyz" klappt zwar, aber die Qualität ist beliebig, ohne Tiefe und inhaltlich manchmal schlicht  falsch. Doch um Vorschläge für Headlines, Suchanfragen oder andere Formulierungen zu finden, kann man ChatGPT ruhig mal ausprobieren - wenn es nicht gerade überlastet ist. Vor allem sollten Sie wissen, wie zielführende Eingaben ("prompts") in Kettendialogen formuliert werden. Mit "Prompt Engineering" hat sich hier schon eine eigene Disziplin entwickelt. 

Eine super-flexible Arbeitsumgebung, um Projekte und Aufgaben aller Art zu managen. Innerhalb der Projekte lassen sich Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anhänge, Termine und Kommentare an einer Stelle sammeln. Gerade im Team von Vorteil, aber auch allein hilfreich. "Nebenbei" ist MeisterTask sehr gut geeignet, agiles Arbeiten (Kanban) einfach und intuitiv in der Praxis umzusetzen. Weitere Vorteile: Auch als App für mobile Devices verfügbar, die Preise sind fair (auch eine Free Version gibt es), MeisterTask wird laufend weiterentwickelt, ist DSGVO konform und der prima Support ist deutschsprachig.

Mindmapping ist als Methode sehr hilfreich, um Ideen zu sammeln, Brainstormings zu clustern / zu dokumentieren und komplexere Themen visuell zu strukturieren. Als Online-Tool ist MindMeister deutlich vielseitiger und besser integrierbar als das analoge Arbeiten mit Klebezetteln und Metaplan Wänden. Insbesondere wenn Sie im Team arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Aus diesen MindMaps lassen sich mit wenigen Klicks Kanban-Boards mittels MeisterTask erstellen. So werden Ideen gleich in aktive Aufgaben mit Verantwortungen und Terminen umgewandelt. 

Mit smapOne können Sie selbst Apps erstellen und in Ihrem Betrieb nutzen - ohne Programmierkenntnisse. Sehr universell einsetzbar und besonders dann hilfreich, wenn Teams vor Ort Infos / Daten erfassen die dann zentral weiterverarbeitet werden sollen, z.B. in Logistik, Transportwesen, Bauwirtschaft. Anders als bei fest programmierten Lösungen können Sie selbst die Apps anpassen und erweitern - so, wie sich Ihre Prozesse und Anforderungen weiterentwickeln. Nebenbei bauen die Mitarbeitenden fast schon spielerisch Digitalkompetenz auf, wenn sie ihre Apps erstellen - neudeutsch: "Citizen Development". Der deutschsprachige smapOne Support ist sehr kompetent und hilfsbereit.

Wenn Sie häufig Besprechungen abstimmen und/oder freie Zeitslsots für Termine managen wollen, hilft dieses Tool sehr. Sie können Events anlegen und festlegen, an welchen Tagen Sie wann zur Verfügung stehen. Sehr gut Integrationen z.,B mit Zoom, mittels Website-Plugins und mit den üblichen Kalendern. 

Ein onlinebasiertes Tool zur Veranschaulichung / Visualisierung von Prozessen, Strukturen und Abläufen. Mit vielen Elementen zur intelligenten Diagrammerstellung. Klar, solche Diagramme lassen sich auch mit Powerpoint & Co. darstellen. Aber Lucidchart kann mehr: Es lassen sich mehrere Layer ein- und ausblenden (hilfreich bei komplexen Prozesse), die Formen- und Vorlagenbibliothek ist sehr gut strukturiert und umfangreich und das Programm bietet viele Schnittstellen / Integrationen.

HubSpot ist ein modularer Tool-Baukasten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice: CRM-Plattform, Content Marketing, Leadgenerierung, Service-Chats sowie eine onlinebasierte Unterstützung von internen Workflows beim Projektieren von Marketing- / Vertriebsaktionen. Analyse- und Reportingfunktionen gehören auch dazu. Ein Vorteil: Von der kostenlosen Free-Version bis zur großen Business Intelligence Lösung ist hier (fast) alles möglich. Das Tool kann also mit Ihren Anforderungen wachsen.

Im Gegensatz zu vielen anderen E-Mail Versendern in Bezug auf die DSGVO rechtssicher und datenschutzkonform. Über mailerlite versendete Mails landen auch seltener im Spam als bei anderen Versendern. Es bietet alle nötigen Funktionen, u.a. Kontakte verwalten, Newsletter verschicken, Automationen einrichten. Mailerlite hat gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis. Und schon im "Growing Business" Tarif kann man das Werbelogo ausblenden. Der Nachteile: Die Accountverwaltung ist auf Englisch.

Auch Brevo arbeitet DSGVO konform. Es bietet mehr Funktionen als mailerlite und die meisten Tarife kosten hier etwas mehr. Das lohnt sich vor allem, wenn man große Listen hat und viele aktionsbezogene Automationen einrichten möchte. Das besondere: Der Preis ist nicht abhängig von der Anzahl der Kontakte, sondern davon, wie viele E- Mails Sie pro Monat verschicken. Weitere Vorteile: Eine API Schnittstelle zur Integration z.B. in Thrive Architekt  und die mehrsprachige Benutzeroberfläche inkl. deutschsprachigem Support.

Falls Sie Inhalte wie z.B. Videos mit Musik hinterlegen wollen, ist Epidemic Sound die erste Wahl, unter anderem wegen der im Vergleich zu anderen Plattformen größten Auswahl an Inhalten. Eine sehr gute Quelle für alle Arten von Musik sowie auch für Soundeffekte und Geräusche.

Das weitverbreitete Tool, um unkompliziert und schnell sehr große Dateien (z.B. hochaufgelöste Fotos oder Videos) zu versenden. Die Dateien sind nach dem Hochladen und Absenden 7 Tage lang für den Download verfügbar. Praktisch: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn diese heruntergeladen wurden.

Die großen Anbieter wie Strato, United Domains, 1x1 bieten alle ähnliche Pakete. Bei meinen Webseiten habe ich mich für All-inkl. entschieden. Dieser Provider bietet bei allen Paketen ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und wichtige Konfigurationsmöglichkeiten, die nicht bei allen anderen Anbietern so vorhanden sind. Für mich entscheidend: Der wirklich gute, freundliche und kompetente Support: Deutschsprachig, immer erreichbar und selbst in den kleineren Pakete inkludiert.

Die Thrive Suite ist nicht nur ein WordPress Theme, sondern ein komplettes Paket mit vielen nützlichen Marketing-Plugins und einem Theme Builder, mit Sie Ihre Website erstellen können. Sehr hilfreich, wenn man mehr als nur eine statische Seite hat, sondern z.B. E-Mail Listen mit Hilfe von Leadmagneten aufbauen möchte oder viel mit Landingpages arbeitet. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis man die Logik und umfassenden Funktionen des Editors erfasst hat. Die Thrive Suite ist kostenpflichtig (Jahresgebühr), aber lohnt sich auch schon, wenn man die Funktionen und Möglichkeiten nur zur Hälfte nutzt.

Ein sehr flexibel anpassbaren WordPress Theme, mit dem Sie Ihr Seitendesign komplett frei gestalten können. Es sind viele gut designte Demo Designs enthalten, das Theme wird ständig weiter entwickelt und der Support ist sehr gut. Auch positiv: Der einfach zu bedienende visuelle Editor und die Integrationen vieler Funktionen, die oft extra Plugins überflüssig macht. Enfold kostet einmalig ca. 60 USD.

DAS Standard-Plugin für die Onpage Webseitenoptimierung, auch und gerade für Nicht-Experten. Sie können mit diesem Plugin einfach Google-relevante Meta-Informationen hinterlegen und bekommen schnelle Hinweise über mögliche SEO Optimierungen. Die kostenlose Version reicht in fast allen Fällen.

Lange Ladezeiten führen zu Seitenabsprüngen und verschlechtern das Google Ranking. Das Caching-Plugin WP Compress verbessert die Ladegeschwindigkeit Ihrer Website, indem z.B. Bilder und CCS Anweisungen intelligent verkleinert werden. Das Tool ist sehr gut konfigurierbar und führt zu spürbar schnelleren Seiten. Vorteil: WP Compress bietet (z.B. anders als das ebenfalls sehr gut funktionierende WP Rocket) Lifetime Lizenzen und ist somit auf Dauer günstiger.

Falls Sie Websites bzw. deren Inhalte in der Struktur ändern oder damit auf eine andere Domain umziehen, ist dieses Tool sehr hilfreich. Denn damit können Sie sogenannte 301 Weiterleitungen erstellen, falls sich aus diesen oder anderen Gründen die URLs von einzelnen Seiten oder Beiträgen ändert. So verliert man keine Link-Rankings.

Es passiert immer mal, dass Links auf der Website ins Leere führen: Weil sich Bezüge ändern, Mediendateien umbenannt werden oder Sie die Struktur Ihrer Seite ändern. Defekte / ins Leere führende Links sind nicht nur für Seitenbesucher störend, sondern kosten auch Plätze im Google Ranking. Dieses Tool spürt solche Fehler auf und meldet sie, das dass Sie sie schnell korrigieren können.