Meine erste Toolempfehlung ist genau das Gegenteil: Verzichten Sie auf einen extra Taskmanager. Ich habe viele ausprobiert und sie am Ende alle wieder gelöscht. Warum? Ob sie nun ToDoist, Asana oder anders heissen: Die Aufgabenliste wächst und wächst, am Ende verschieben Sie die Aufgaben nur noch – und das macht unzufrieden. Meine Empfehlung: Machen Sie aus Aufgaben gleich einen Termin in Ihrem Kalender. Das triggert direkt eine Handlung und Sie sehen so gleich, wann noch Zeit für diese Aufgabe ist. Alles andere wandert in Ihr (digitales oder Papier-) Notizbuch. Und dann schauen Sie regelmäßig dort herein, ob/wann/welche Notizen es wert sind, zu einem Termineintrag zu werden.

Wenn Sie häufig Besprechungen abstimmen und/oder freie Zeitslots für Termine managen wollen, hilft dieses Tool sehr. Sie können Events anlegen und festlegen, an welchen Tagen Sie wann zur Verfügung stehen. Die dafür angezeigten  Kalenderlayouts machen es den Betrachtern leicht, Buchungen vorzunehmen. Sehr gute Integrationen z.B. mit Zoom, mittels Website-Plugins und mit den üblichen Kalendern machen die Nutzung unkompliziert und universell. 

Bei Geistesblitzen, Gesprächen, Besprechungen und Co. ist es oft einfacher oder passender, mit Hand kurz etwas aufzuschreiben oder zu skizzieren. Zumal unser Gehirn beim Schreiben mit der Hand besser mitarbeitet als beim Tippen. Das Problem bei Papier: Dieser Notizzettel oder -block liegt dann irgendwo und kann verlorengehen. GoodNotes macht handschriftliche Notizen überall verfügbar, bringt viele Vorlagen mit, hat eine gut funktionierende Handschriftenerkennung und bringt viele sinnvolle Funktion mit: Fotos oder Tondokumente ergänzen, Unterschriften erfassen, PDFs generieren u.v.m. Leider gibt es auch dieses Tool aktuell (2023) nur für iOS / MacOS.

Das kostenlose Google Tool ist hilfreich, um Infos auf einer Pinnwand / bzw. Liste zu sammeln. Bilder lassen sich hinzuzufügen, Ihre Notizen können Sie mit anderen teilen und bearbeiten. Eine geräteübergreifende Synchronisation gehört dazu. Für mehr Übersicht können Sie den einzelnen Elementen Etiketten/Tags hinzufügen. Früher gab es eine extra App, heute läuft Google Keep im Browser. Für Sicherungszwecke oder falls Sie einmal das Tool wechseln möchten, ist die "Export"- Funktion hilfreich. Wie schon ganz oben erwähnt: Ich empfehle nicht, einen Taskmanager zu verwenden. Wenn Sie das doch möchten, kann Google Keep auch als solcher genutzt werden.

Mindmapping ist als Methode sehr hilfreich, um Ideen zu sammeln, Brainstormings zu clustern / zu dokumentieren und komplexere Themen visuell zu strukturieren. Als Online-Tool ist MindMeister deutlich vielseitiger und besser integrierbar als das analoge Arbeiten mit Klebezetteln und Metaplan Wänden. Insbesondere wenn Sie im Team arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Aus diesen MindMaps lassen sich mit wenigen Klicks Kanban-Boards mittels MeisterTask erstellen. So werden Ideen gleich in aktive Aufgaben mit Verantwortungen und Terminen umgewandelt. 

Mit DEVONthink können Sie Daten und Dokumenten ablegen, Scans einsortieren, Webseiten clippen, Textschnipsel sammeln usw. Sozusagen ein digitaler Eingangskorb für das tägliche private und berufliche Leben. Viele kennen "Evernote" als weit verbreitetes Dokumentenmanagementsystem, aber für mich hat DEVONthink einige Vorteile: Intelligentere Suchroutinen (super Texterkennung inklusive), DSGVO konform, Einmalzahlung statt Abo-Jahresgebühr und weniger Extragebühren beim Verwenden mehrere Geräte. Eine gewisse Einarbeitungszeit ist allerdings nötig.

Für viele Unternehmen und Selbständige die sinnvolle Alternative zu lokal installierten Office Paketen: Die integrierte, webbasierte Office Lösung von Google (früher: Google Business Suite). Alle wichtigen Tools an einer Stelle, DSGVO konform, gute Sicherungsmöglichkeiten sowie fast 100%ig kompatibel zu Word, Excel und Co. Auch der Google Kalender und Gmail sind mit universellen Schnittstellen zu vielen anderen Apps und Programmen effizient nutzbar. In den Anfängen waren nicht alle Datenschutzaspekt klar, heute abrieten selbst Großkonzerne mit Workspace und sparen so viel Aufwand für lokale Installationen, umfangreiche Update-Arien und Server-Hardware. 

Bei Texterverarbeitungsdickschiffen wie Word nutzt man meist nur 3% aller Funktionen. Leider sind die Menüs so überladen und das Programm ändert auch gern selbst Formatierungen und Co. Das alles stört schnell und kostet Konzentration. Besser für ablenkungsfreies Schreiben: Der "iA Writer" (leider bisher nur für Mac). Absolut minimalistisch und so ideal für fokussiertes Schreiben. Hinweis: Seit Frühjahr 2023 bietet Word die Ansicht "Fokus". Das schafft ein ähnliches Erlebnis.

Luna Display macht Ihr iPad zum Zweitbildschirm oder Teleprompter: Ideal für Tutorials oder Webkonfernzen, wenn Sie gleichzeitig Inhalte und Ihr Gegenüber anschauen wollen. Luna Display lässt sich für eine spiegelverkehrte Ausgabe konfigurieren. So funktioniert es auch für Tablet-Teleprompter, die mit einem Spiegel arbeiten. Ein weiteres Tool des Anbieters macht das iPad zum Grafiktablett: Astropad Studio. Mit den modernen Tablets und einem guten Stift werden viele zusätzliche Geräte überflüssig, zumal auch die Anwendungen wie Photoshop & Co. inzwischen sehr gut z.B: auf iOS sortiert wurden. Gestartet als reine iOS / MacOS Anwendung, soll es inzwischen von "Astropad" auch eine Windows Version geben.

Sie schreiben viel? Dann gibt es 2 Gründe, warum Sie es mal nicht mit Tippen, sondern mit Sprechen versuchen sollten: 1. Es geht schneller und überall, 2.: Sie sprechen anders als Sie schreiben: Sprache ist meist authentischer und kommt mit weniger Füllwörtern aus im Vergleich zum Schreiben auf der Tastatur. Probieren Sie es aus! Welches Tool Sie nehmen, ist sekundär und hängt von Ihren Systemen ab. Eine gute Transkription vom Ton- zum Textdokument gibt es inzwischen für alle Plattformen. Und si werden von Jahr zu Jahr besser.

Das weitverbreitete Tool, um unkompliziert und schnell sehr große Dateien (z.B. hochaufgelöste Fotos oder Videos) zu versenden. Die Dateien sind nach dem Hochladen und Absenden 7 Tage lang für den Download verfügbar. Praktisch: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn diese heruntergeladen wurden.

Ein onlinebasiertes Tool zur Veranschaulichung / Visualisierung von Prozessen, Strukturen und Abläufen. Mit vielen Elementen zur intelligenten Diagrammerstellung. Klar, solche Diagramme lassen sich auch mit Powerpoint & Co. darstellen. Aber Lucidchart kann mehr: Es lassen sich mehrere Layer ein- und ausblenden (hilfreich bei komplexen Prozesse), die Formen- und Vorlagenbibliothek ist sehr gut strukturiert und umfangreich und das Programm bietet viele Schnittstellen / Integrationen.

Eine super-flexible Arbeitsumgebung, um Projekte und Aufgaben aller Art zu managen. Innerhalb der Projekte lassen sich Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Anhänge, Termine und Kommentare an einer Stelle sammeln. Gerade im Team von Vorteil, aber auch allein hilfreich. "Nebenbei" ist MeisterTask sehr gut geeignet, agiles Arbeiten (Kanban) einfach und intuitiv in der Praxis umzusetzen. Hier sehen Sie Praxisbeispiele zum Einsatz von MeisterTask. Weitere Vorteile: Auch als App für mobile Devices verfügbar, die Preise sind fair (auch eine Free Version gibt es), MeisterTask wird laufend weiterentwickelt, ist DSGVO konform und der prima Support ist deutschsprachig.

Notion ist ein sehr flexibles, modulares Baukasten-System, in dem Sie im Prinzip alles ablegen, verwalten und speichern können, was für Ihr Geschäft oder Sie persönlich wichtig ist. Diese komplette Freiheit ist toll, bedeutet aber auch dass es etwas Zeit braucht, bis man für sich geklärt hat was man dort alles sinnvoll managen will: Projekt- und Aufgabenmanagement, CRM, Ablage, Texte, Notizen, Reisen sind nur einige Beispiele. Notion ist nicht direkt mit DEVONthink (siehe oben) vergleichbar, kann aber auch als Dokumentenmanagementsystem viel. Die Bedienung der Oberfläche ist nach einer gewissen Einarbeitung sehr intuitiv. 

Mit smapOne können Sie selbst Apps erstellen und in Ihrem Betrieb nutzen - ohne Programmierkenntnisse. Sehr universell einsetzbar und besonders dann hilfreich, wenn Teams vor Ort Infos / Daten erfassen die dann zentral weiterverarbeitet werden sollen, z.B. in Logistik, Transportwesen, Bauwirtschaft. Anders als bei fest programmierten Lösungen können Sie selbst die Apps anpassen und erweitern - so, wie sich Ihre Prozesse und Anforderungen weiterentwickeln. Nebenbei bauen die Mitarbeitenden fast schon spielerisch Digitalkompetenz auf, wenn sie ihre Apps erstellen - neudeutsch: "Citizen Development". Der deutschsprachige smapOne Support ist sehr kompetent und hilfsbereit.

E-Mail Marketing macht einen unabhängig von Social Media & Co. Dazu braucht es ein professionelles Tool wie Brevo. Bravo ist – im Gegensatz zu einigen andern – DSGVO konform. Es bietet mehr Funktionen als mailerlite (unten) und die meisten Tarife kosten hier etwas mehr. Das lohnt sich vor allem, wenn man große Listen hat und viele aktionsbezogene Automationen einrichten möchte. Das besondere: Der Preis ist nicht abhängig von der Anzahl der Kontakte, sondern davon, wie viele E- Mails Sie pro Monat verschicken. Weitere Vorteile: Eine API Schnittstelle zur Integration z.B. in Thrive Architekt  und die mehrsprachige Benutzeroberfläche inkl. deutschsprachigem Support.

Zu Beginn war Canva ein reines Grafikprogramm, inzwischen hat es sich zu einer eierlegenden Marketing-Wollmilchsau entwickelt. Layouts gestalten, Fotos bearbeiten, Videos schneiden, Texte animieren, PDFs umwandeln. Mit der Übernahme der Firma "Serif" (2024) hat der Anbieter mit Affinity Designer / Publisher / Photo dazu ausgewachsene Alternativen zu den "großen" Adobe Produkten. Logos, Farben und Schriften bringt Canva mit und man kann die eigenen Design-Standards hinterlegen, so dass ein einheitlicher Look gewährleistet ist. Neu ist Canva KI: Sie haben ein Bild im Kopf, beschrieben es in zwei, drei Sätzen beschreibe – und ein paar Sekunden später präsentiert Ihnen Canva das Bild. Was manchmal stört: Die Canva Server sind gern mal überlastet.

HubSpot ist ein modularer Tool-Baukasten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice: CRM-Plattform, Content Marketing, Leadgenerierung, Service-Chats sowie eine onlinebasierte Unterstützung von internen Workflows beim Projektieren von Marketing- / Vertriebsaktionen. Analyse- und Reportingfunktionen gehören auch dazu. Ein Vorteil: Von der kostenlosen Free-Version bis zur großen Business Intelligence Lösung ist hier (fast) alles möglich. Das Tool kann also mit Ihren Anforderungen wachsen.

Im Gegensatz zu vielen anderen E-Mail Versendern in Bezug auf die DSGVO rechtssicher und datenschutzkonform. Über mailerlite versendete Mails landen auch seltener im Spam als bei anderen Versendern. Es bietet alle nötigen Funktionen, u.a. Kontakte verwalten, Newsletter verschicken, Automationen einrichten. Mailerlite hat gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein attraktives Preis-/Leistungsverhältnis. Und schon im "Growing Business" Tarif kann man das Werbelogo ausblenden. Der Nachteile: Die Accountverwaltung ist auf Englisch.

Pipedrive wie ein Kanban Board aufgebaut, das den Vertriebsprozess visuell darstellt, was der Übersichtlichkeit gut tut. Der Funktionsumfang ist sinnvoll, d.h. eine gute Balance zwischen genügend Features und simpel genug in der Bedienung. Denn ein CRM Tool kann noch so gut sein – wenn der Vertrieb es nicht verwendet, bringt es nichts. Pipdrive bietet einige Automationen und Schnittstellen, so dass es auch mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann. Mit einem schlank gehaltenem Reporting können auch Sie Verkaufsabschlüsse und -prognosen im Auge behalten. Positiv: Während der kostenlosen Testphase bekommen Sie Dummy Daten zur Verfügung gestellt, so dass Sie schnell einen Praxiseindruck bekommen.

Falls Sie Inhalte wie z.B. Videos mit Musik hinterlegen wollen, ist Epidemic Sound die erste Wahl, unter anderem wegen der im Vergleich zu anderen Plattformen größten Auswahl an Inhalten. Eine sehr gute Quelle für alle Arten von Musik sowie auch für Soundeffekte und Geräusche.

Wenn Sie viele Fotos haben, diese strukturiert verwalten und über das "heller/dunkler/Kontrast" Schema hinaus bearbeiten wollen, ist Lightroom nach wie vor das Maß der Dinge. Vor allem die Katalogfunktionen waren bei Lightroom schon immer sehr ausgereift. Inzwischen macht es in 90% der Fälle auch Photoshop überflüssig: So mächtig sind inzwischen die Bearbeitungswerkzeuge, inklusive KI Unterstützung. Man braucht allerdings einen flotten Rechner, gerade wenn Sie mit hochauflösenden Fotos (ggf. sogar im RAW Format) arbeiten.

Suchmaschinenoptimierung (SEO) heisst vor allem erstmal: Verstehen wonach Menschen wie suchen und mit welcher Intention. Und dann die Brücke zu dem bauen, was Sie mit Ihren Inhalten vermitteln und erreichen wollen. Inhaltlich aber auch in Bezug auf Tonalität, konkrete Beispiele etc. rate ich davon ab, das sofort irgendwelchen KI Bots zu überlassen. Aber wenn das Gerüst steht, dann hilft NeuronWriter sehr: Dieses Tool checkt wesentliche SEO Aspekte Ihrer Texte, vergleicht mit Wettbewerbsseiten und hilft mit cleveren Funktionen (inkl. AI) beim Verbessern. Sowohl für das Neueinstellen wie auch das Überarbeiten von Seiten / Beiträgen eine sehr gute Hilfe. Aktuell (05/2024) gibt´s auch einen Lifetime Deal.

Für wiederkehrende, zeitintensive Standardaufgaben kann man KI schon ganz gut einsetzen. Damit Sie nicht jeden Dialog immer wieder bei Adam und Eva anfangen müssen, gibt es Tools für das "Prompt Engineering". Eins davon ist das Browser-Plugin "Prompt Genius" für ChatGPT (u.a. für Google Chrome). Hiermit können Sie Prompt- (=Eingabe-) Vorlagen erstellen, die auch Verkettungen, Beispiele, das Übernehmen verschiedener Rollen und mehr ermöglichen. Wenn solche Prompte erstmal angelernt sind, können Sie sie mit Prompt Genius weiter verfeinen. Zu Beginn muss man sich etwas reinfuchsen, aber dann staunt man über die wirklich brauchbaren Ergebnisse. Aber auch hier gilt: Das eigene Gehirn bitte nicht abschalten 🙂

Eigene Bilder sind immer besser als Stockfotos. Wenn es doch mal welche braucht, finden Sie bei Unsplash nicht nur viele Bilder zu vielen Suchbegriffen, sondern auch meist qualitativ hochwertige Fotos. Unsplash (Eine Alternative: pixabay) ist immer einen Blick wert, bevor man zu den kostenpflichtigen Bilddatenbanken wie iStock.com geht.

Die großen Anbieter wie Strato, United Domains, 1x1 bieten alle ähnliche Pakete. Bei meinen Webseiten habe ich mich für All-inkl. entschieden. Dieser Provider bietet bei allen Paketen ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und wichtige Konfigurationsmöglichkeiten, die nicht bei allen anderen Anbietern so vorhanden sind. Für mich entscheidend: Der wirklich gute, freundliche und kompetente Support: Deutschsprachig, immer erreichbar und selbst in den kleineren Pakete inkludiert.

Es passiert immer mal, dass Links auf der Website ins Leere führen: Weil sich Bezüge ändern, Mediendateien umbenannt werden oder Sie die Struktur Ihrer Seite ändern. Defekte / ins Leere führende Links sind nicht nur für Seitenbesucher störend, sondern kosten auch Plätze im Google Ranking. Dieses Tool spürt solche Fehler auf und meldet sie, das dass Sie sie schnell korrigieren können.

Ein sehr flexibel anpassbaren WordPress Theme, mit dem Sie Ihr Seitendesign komplett frei gestalten können. Es sind viele gut designte Demo Designs enthalten, das Theme wird ständig weiter entwickelt und der Support ist sehr gut. Auch positiv: Der einfach zu bedienende visuelle Editor und die Integrationen vieler Funktionen, die oft extra Plugins überflüssig macht. Auch Shops können Sie mit Enfold einfach einbinden. Und wenn Sie mal bei einem Website Relaunch den Look grundlegend ändern möchten, bietet Enfold so viele ansprechende Designmöglichkeiten, dass Sie nicht zwangsläufig auf ein komplett anderes Themen wechseln müssen. Das spart viele Zeit, zumal wennn Sie sich schon in das Enfold Backend eingearbeitet haben. Enfold kostet einmalig ca. 60 USD.

Ein Cookie Banner ist Pflicht. Einige Seitentemplates bringen so etwas, aber meist nicht rechtssicher. Damit alles DSGVO-konform läuft, aber trotzdem die Seitenbesucher nicht verprellt werden und damit alles relativ einfach in der Einrichtung / Handhabung bleibt: Dafür ist der Real Cookie Banner meine Empfehlung. Die Entwickler kommen aus Deutschland und wissen was man hier braucht (bei US Tools ist das nicht immer so). Sehr praktisch dabei: Der "Service Scanner". Wie der Name schon sagt, scannt das Plugin Ihre Website und zeigt automatisch, welche Funktionen und Services verwendet werden. Also z.B. Google Fonts, Google Analytics, YouTube-Videos, Facebook-Pixel etc. Sie müssen also nicht selber graben, der Scanner erkennt es und Sie können danach einfach die jeweiligen Cookies einrichten.

Falls Sie Websites bzw. deren Inhalte in der Struktur ändern oder damit auf eine andere Domain umziehen, ist dieses Tool sehr hilfreich. Denn damit können Sie sogenannte 301 Weiterleitungen erstellen, falls sich aus diesen oder anderen Gründen die URLs von einzelnen Seiten oder Beiträgen ändert. So verliert man keine Link-Rankings.

Die Thrive Suite ist nicht nur ein WordPress Theme, sondern ein komplettes Paket mit vielen nützlichen Marketing-Plugins und einem Theme Builder, mit Sie Ihre Website erstellen können. Sehr hilfreich, wenn man mehr als nur eine statische Seite hat, sondern z.B. E-Mail Listen mit Hilfe von Leadmagneten aufbauen möchte oder viel mit Landingpages arbeitet. Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis man die Logik und umfassenden Funktionen des Editors erfasst hat. Die Thrive Suite ist kostenpflichtig (Jahresgebühr), aber lohnt sich auch schon, wenn man die Funktionen und Möglichkeiten nur zur Hälfte nutzt.

Lange Ladezeiten führen zu Seitenabsprüngen und verschlechtern das Google Ranking. Das Caching-Plugin WP Compress verbessert die Ladegeschwindigkeit Ihrer Website, indem z.B. Bilder und CCS Anweisungen intelligent verkleinert werden. Das Tool ist sehr gut konfigurierbar und führt zu spürbar schnelleren Seiten. Vorteil: WP Compress bietet (z.B. anders als das ebenfalls sehr gut funktionierende WP Rocket) Lifetime Lizenzen und ist somit auf Dauer günstiger.

DAS Standard-Plugin für die Onpage Webseitenoptimierung, auch und gerade für Nicht-Experten. Sie können mit diesem Plugin einfach Google-relevante Meta-Informationen hinterlegen und bekommen schnelle Hinweise über mögliche SEO Optimierungen. Die kostenlose Version reicht in fast allen Fällen.