Ihr Selbstmanagement hat Verbesserungspotential, wenn ...

• Sie oft das Gefühl haben, dass das Tagesgeschäft fast alles bestimmt
• Sie seltener als gewünscht die Zeit für konzentriertes Arbeiten finden
• das Reflektieren über wirklich wichtige Dinge und Ihre großen Ziele zu kurz kommt
• regelmäßig das Gefühl vorherrscht, dass Sie zuviele Bälle in der Luft halten müssen
• Sie am Ende des Tages viel gearbeitet haben - aber nicht das geschafft, was Sie wollten
• Sie sich selbst um zu viele Details kümmern, die Sie eigentlich nicht tun sollten / müssten
• Ihre Unzufriedenheit steigt, weil Sie merken wie schwierig es ist daran etwas zu ändern

"Selbstmanagement" Definition: Worum geht es?

Nenne einen Begriff – und ich gebe Dir hundert Definitionen. Das gilt auch für das Selbstmanagement. Oft wird er auch gleichgesetzt mit "Zeitmanagement". Warum das ein Trugschluss ist? Siehe nächster Punkt.

Ein Großmeister zu diesem Thema, Lothar R. Seiwert, sagt:
"Selbstmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren (zu managen), dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“

Gut gefällt mir auch die Definition bei Wikipedia:
"Der Begriff Selbstmanagement bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel selbständige Motivation, Zielsetzung, Planung, Zeitmanagement, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgs­kontrolle durch Feedback."

Die 4+1 Generationen des Selbstmanagements nach S. Covey

Stephen R. Covey (siehe Buchempfehlung unten) ist einer der Pioniere des Selbstmanagements. Er unterscheidet 4 Generationen des Selbstmanagements, die inzwischen durch eine 5. ergänzt wurde:

1. Generation – Zeitmanagement:

Die persönliche Arbeitsorganisation steht im Vordergrund: Techniken des Zeitmanagements, das Organisieren von Abläufen mit dem Ziel, die eigene Produktivität zu steigern.

2. Generation – Blick für das Wesentliche:

Hier geht es darum, den Blick zu weiten: Techniken für das Setzen von Prioritäten, das Abwägen und das Vorbereitung von Aufgaben, Meetings und Projekten. 

3. Generation – Persönliche Verantwortung:

Auf dieser Ebene betrachtet Covey das Übernehmen von Eigenverantwortung für die Planung und Gestaltung von Aktivitäten – in Übereinstimmung mit den eigenen Werten und Zielen.

4. Generation – Verbesserung der Lebensqualität:

Das Gestalten der Arbeits- und Lebenssituation im Einklang mit den persönlichen Werten stehen im Vordergrund. Den tieferen Sinn im eigenen Tun zu erkennen, die großen Ziele zu klären und diese mit ebenso klarem Kompass zu verfolgen.

5. Generation – Umsetzungskompetenz: 

Diese wird auch "Volition" genannt. Der Transfer vom Wollen ins Tun, der Umgang mit Rückschlägen das Überwinden von Glaubenssätzen, die Willensstärke im Impulse zu kontrollieren sowie die Fähigkeit zur Selbstmotivation zählt Covey dazu.

Selbstmanagement: Eine entscheidende Fähigkeit unserer Zeit

Wir leben in einer Zeit (Stichwort "Wissensgesellschaft"), die vielen von uns eine großer Auswahl persönlicher und beruflicher Möglichkeiten bietet. Das alles oft suggeriert mit dem Anspruch: "Du kannst alles schaffen", "Diu kannst Dich jeden Tag neu erfinden" etc. etc. Das klingt zunächst verlockend, aber das echte Leben fordert uns regelmäßig, Visionen und Wirklichkeit irgendwie in Einklang zu bringen. Dazu kommt: Tiefgreifende Veränderungen (Globalisierung, Digitalisierung, Krisen, ...) erhöhen das Stresslevel.

Die vermehrte Unsicherheit (Stichwirt: "VUCA") und die immer größere Verdichtung unserer Arbeit erhöhen den Stress weiter. Wenn immer mehr auf uns einprasselt, müssen wir unsere Resilienz trainieren. Und dafür sind unsere innere Haltung und Reflexionsfähigkeit wichtig, um unseren Weg zu finden. 

Diese vermehrten Wahlmöglichkeiten und Einflussfaktoren erfordern deshalb viel stärker als in früheren Zeiten die Übernahme von Verantwortung für die eigene Entwicklung und persönliche Reife. Sozusagen: Chef/Chefin/CEO des eigenen Lebens zu sein. Und zwar in einer Gesamtbalance von Persönlichkeit, Beruf und Privatleben. Damit das gelingt, brauchen wir so Einiges: Klarheit, Ziele, Willen und Werkzeuge.

Deshalb ist gutes Selbstmanagement eine entscheidende Fähigkeit und Schlüsselkompetenz, um im Einklang mit uns selbst unsere Potentiale zu nutzen, Zukunft zu gestalten und so Zufriedenheit zu erlangen.

Die Lüge / der Trugschluss: "Zeitmanagement"

Es ist ein weitverbreitete Glaube und der Begriff ist ebenso populär. Aber – auch wenn das viele Coaches, Seminare oder Tools das versprechen:

Sie können Ihre Zeit nicht managen.

Sie können Zeit weder sparen, vertreiben oder totschlagen. Sie kann ihnen auch keiner stehlen. Und Sie können die Zeit nicht managen, sondern nur sich selbst. Denn die Zeit ist kein Ding, Zeit ist entgegen der Redensart auch kein Geld. Sie gehört weder Ihnen noch anderen. Und sie lässt sch auch nicht überlisten, indem man 2 oder 3 Dinge gleichzeitig tut. Studien zeigen: "Multitasking", um in weniger Zeit mehr zu schaffen ist eine Illusion.

Als Begriff ist "Zeitmanagement" konsequenterweise eher überholt. Dieser Ansatz aus den Neunzigern war, in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Dinge erledigen zu wollen. Aber das springt zu kurz, man verschiebt so nur die Grenzen. Das Verständnis von "Selbstmanagement" ist viel zeitgemäßer und ganzheitlicher. 

Was bedeutet also "Zeit" heute und was können wir tun? Die Zeit zwingt uns zu Klarheit. Weil unsere Zeit begrenzt ist, setzen wir Prioritäten. Dadurch verleihen wir bestimmten Menschen, Dingen oder Aufgaben einen höheren Wert als anderen. In dem Maße mit dem uns die Endlichkeit der Zeit bewusst wird, denken wir mehr darüber nach, was unserem Leben, unserem Denken und unserem Tun Sinn verleiht. 

Mir geht es so: Je älter ich werde, umso klarer wird dieser Zusammenhang. Und umso konsequenter entscheide ich, womit ich meine Zeit fülle und womit nicht. Die "Not-to-do-liste und das Wort "Nein" sind mir gute Freunde geworden. Denn was uns bleibt, ist: Die uns zu verfügende stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. So wie zu uns und unseren großen Zielen (vgl. den 1. Erfolgsfaktor – siehe unten) passt.

Voraussetzungen für gutes Selbstmanagement: 4 Kompetenzen

Sind es genau 4? Je nach Autor / Lehrbuch und inhaltlichem Schwerpunkt schwanken die Angaben. Nach meinen Beobachtungen klappt es bei den Menschen mit dem Selbstmangement und damit einhergehender Zufriedenheit am besten, die über diese grundsätzlichen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen:

Die gute Nachricht ist: Diese Kompetenzen und Fähigkeiten sind wie ein Muskel trainierbar. In meinen Business Mentorings geht es bei entsprechenden Kundenwünschen in ein richtiges Trainingslager mit individuellen Zielsetzungen, Plänen und Umsetzungsphasen. Dabei geht es dann um konkrete Schritte, um das Selbstmanagement zu stärken. Hier erfahren Sie mehr zu den 7 wesentlichen Erfolgsfaktoren:

1. Erfolgsfaktor: Große Ziele und die eigene Motivation klären

"Wer ein Warum hat zu leben, erträgt fast jedes Wie." wusste schon Friedrich Nietzsche. Egal ob Sie eine Firma oder Abteilung leiten oder "nur" sich selbst führen: Sich selbst darüber klar zu werden, was uns wirklich antreibt (im Beruf und darüber hinaus), ist von überragender Wichtigkeit.

Denken Sie hier groß und ganzheitlich: Es geht hier nicht um 5% mehr Umsatz oder den nächsten Urlaub. Sondern um all das, was für Sie in der Summe ein gelingendes Leben ausmacht. Also Fragen wie diese:

• Was treibt mich wirklich an in meinem Leben und warum? Wie sicher bin ich mir?
• Was kann ich gut und gern - und was hilft mir, in diesen "Flow" zu kommen?
• Welche Bereiche sind wichtig für meine Balance? Beruf, Familie, Gesundheit, Spirituelles, ... 
• Woran merke ich, dass ich einem meiner "großen Ziele" ein Stück näher gekommen bin?
  
  

Die Antworten auf diese Fragen können sich im Laufe der Jahre ändern. Eine Jahresplanung zur bewussten Reflexion empfinde ich zum Beispiel als sehr hilfreich.

2. Erfolgsfaktor: Inspirationen nutzen, Bücher zum Thema lesen

Für mein eigenes Selbstmangement haben mir 2 Dinge besonders geholfen:

1. Sich mit Menschen auszutauschen denen ich vertraue. Bei mir waren es über die Jahre verschiedene Personen, die mir nahe stehen, aber auch "Profis" zum Thema. Durch deren gutes Zuhören und kluge Fragen kam ich auf wichtige Aspekte und Reflexionen, auf die ich allein im stillen Kämmerlein nicht gekommen wäre.

2. Bücher zum Thema. Das Problem: Zu "Selbstmanagement" gibt es -zigtausende Bücher, von "Quick Life Hacks" bis zu tiefen philosophoschen Abhandlungen. Meine Erfahrung: Bücher, in denen es um Sinnhaftigkeit unseres Denken und Handelns, Fokussierung, Prioritäten setzen und das Verankern neuer Routinen geht, bringen einen besonders weiter. Und Rezensionen geben Ihnen schnell ein Gefühl, welches Buch für Sie und Ihre Anliegen besonders gut passt. 

Hier kommen vier – natürlich höchst subjektive – Empfehlungen von Büchern, die ich hilfreich fand, mir frische Impulse gaben und neue Sichtweisen vermittelten. Mit Klick auf das Titelbild erfahren Sie mehr zum jeweiligen Buch. Mehr Buchempfehlungen (nicht nur zum Selbstmanagement) finden Sie in meiner Liste "Beste Businessbücher".

3. Erfolgsfaktor: Engpässe klären, Prioritäten setzen, Delegation

Der Klassiker, denn ich immer wieder erlebe: Die Firma ist von 10 auf 70 Mitarbeitende gewachsen. Am Anfang machte jede/r fasst irgendwie alles. Und nach 5 Jahren ist man an einem Punkt, wo es Delegation und Struktur braucht. Aber aus lauter Gewohnheit zeichnet die Geschäftsleitung immer noch jede Rechnung ab – und sei es für Druckerkartuschen oder Selterkisten.

Meine Beobachtung: Viele Chefinnen und Chefs wollen im Prinzip mehr Tätigkeiten und Entscheidungen delegieren und "loslassen". Aber die konkrete Umsetzung fällt schwer bzw. man fällt schnell wieder in alte Muster zurück. Die Gründe: Pure Gewohnheit, das "bevor ich es jemandem erklärt habe, mache ich es eben selbst" Syndrom und (manchmal) auch fehlendes Vertrauen und mangelndes Akzeptieren, dass andere vielleicht zu anderen Lösungen (die aber deshalb nicht schlechter sind) kommen als man selbst. Aber meistens ist der Wille da, es geht "nur" um das Umsetzen nach der Formel: "Walk the talk".

Bei Selbständigen und Solopreneuren stellen sich ähnliche Fragen: Wo bin ich richtig gut, was ist meine Kernkomptenz – und was eben nicht? Steuerberatung, Buchhaltung, Websites bauen, E-Mail Marketing aufsetzen: Es gibt jede Menge Experten/Innen, die Ihnen helfen können, damit Sie sich nicht verzetteln.

Analysieren Sie Ihre Engpassfaktoren in zweierlei Hinsicht, um die Prioritäten zu setzen:

• Was ist sehr wichtig, kommt aber zu kurz? Diesen Dingen sollten Sie mehr Aufmerksamkeit geben.
• Was füllt aktuell meinen Tag – aber es bringt mich meinen Zielen nicht näher bzw. es ist delegierbar?
  
  

Mit dieser Übung bekommen Sie schon eine erste Übersicht und mehr Klarheit, ob/wo/welche Bereiche es gibt, bei denen sich eine kritische Reflexion / ein Nachsteuern / ein Ausmisten lohnt.

4. Die für Sie passende Herangehensweise und Methodik finden

Meine Frau und ich lieben uns sehr; wir ticken aber in mancherlei Hinsicht komplett unterschiedlich. Gerade wenn es um den Beruf und unsere Arbeitsweisen geht. Sie agiert viel spontaner bei der Arbeit und eher aus der Situation heraus. Mit meinen Checklisten und Kanban-Boards könnte ich ihr nicht kommen. Das eine ist nicht besser ans das andere. Wir kommen beide zum Ziel, aber eben unterschiedlich. Weil wir uns dessen bewusst sind und uns nicht in ein methodisches Korsett zwingen, ergänzen wir uns gut. 

Und so erlebe ich es auch im Dialog mit meinen Kunden: DIE Methode und "one size fits all" für das Selbstmanagement gibt es nicht. Viele Faktoren spielen eine Rolle: Der Persönlichkeitstyp, das individuelle und für die Selbstmotivation extrem wichtige eigene "Belohnungssystem", was man gelernt hat, welche Erfahrungen man womit gemacht hat, was man kennt oder nicht etc etc. Mögliche Wege können sein:

• Sie malen sich eine große "Landkarte" mit Ihren wichtigen Lebensbereichen als ein Art Navi / Kompass
• Sie sind eher der Typ, dem niedergeschriebene Jahres- / Quartals- oder Wochenziele helfen
• Ihnen hilft es, wenn Sie Ihren Kalender so strukturieren, dass Sie Blöcke für "Ihre" Themen reservieren
• Sie fangen zum Thema "Prioritäten" am anderen Ende an – und beginnen mit einer "Not-To-Do Liste"
• Sie suchen sich eine/n "Selbstmanagement-Buddy" für ein konstruktives Sparring im Dialog

Zu Selbstmagemement-Methoden und -ansätzen ist die Liste fast endlos. Diese aufzuführen, würde hier den Rahmen sprengen. Welche Methode für Sie passt, hängt maßgeblich von Ihren eigenen Prioritäten ab. 

In meinen Business-Mentorings gehen wir hierzu jeweils ins Detail. Dann stelle ich Ihnen die Herangehensweisen und Methoden vor, die für Sie besonders hilfreich sein können und die sich in der Praxis in ähnlichen Fällen bewährt haben. Das Ergebnis: Ein für Sie passendes Selbstmanagement.

5. Erfolgsfaktor: Die geeigneten Hilfen und Tools verwenden

Dieser Aspekt hängt eng mit dem vorherigen zusammen. Aber auch mit den Schwerpunkten, um die es für Sie geht. Tools für Zielsetzungen und -verfolgung, Werkzeuge die Sie von Routineaufgaben entlasten, neue Wege um Ihren E-Mail- Eingangskorb oder Ihren Kalender zu strukturieren: Für alles gibt es unzählige Werkzeuge. Dazu kommt: Einige Menschen sind bei solchen Themen gern digital unterwegs, andere wollen hier bewusst das analoge handschriftliche Arbeiten. Für wieder andere ist eine Mischung am besten.

Hier habe ich für Sie einige Werkzeuge die das Selbstmanagement gut unterstützen zusammengestellt.

Achtung, Falle: Fangen Sie nicht damit an, sich einen Haufen Werkzeuge, Programme oder Seminare zuzulegen bzw. endlos zu recherchieren, wer welches Tools besonders empfiehlt. Denn ein Tool bleibt immer noch das, was es ist: Ein Werkzeug, ein Mittel zum Zweck. Und der Zweck, also Ihre individuellen Ziele, Prioritäten und Wünsche, müssen zuerst geklärt werden. Das nimmt Ihnen das beste Tool nicht ab. 

In der Realität passiert es häufig genau andersherum - nicht nur im individuellen Selbstmanagement, sondern auch im großen Stil wenn man über neue Systeme, Maßnahmen oder Werkzeuge entscheidet: 

• Man kauft ein teures CRM System, ohne eine klare Strategie zu haben was man damit eigentlich will
• Ein umfassendes Social Media Cockpit wird aufgesetzt, bevor der Mehrwert dieser Kanäle klar ist
• Das digitale Dokumentenmangementsystem wird angeschafft - ohne die Sollprozesse zu klären
  
  

"Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel"

6. Erfolgsfaktor: Diese 4 Fallgruben erkennen und überspringen

Das Seminar ist absolviert, das Coaching ist vorbei, das Buch wurde gelesen, die Pläne sind gemacht und die passenden Hilfsmittel liegen bereit. Die erste Woche ist noch von diesen frischen Impulsen geprägt, aber dann ... schleichen sich die alten Routinen und Symptome der chronischen Aufschieberitis wieder ein. 

Wir fallen in alte Muster zurück und sind frustriert. Warum ist das so? Und vor allem: Was tun?

• 1. Grund: Das "Warum" ist nicht stark genug
  Ein Ziel wie: "Ich will mehr Zeit für meine Fokusthemen haben" trägt Sie meistens nicht über die Schwelle zu neuem Verhalten, wenn es wieder hektisch wird. Prüfen Sie Ihr Ziel hinter dem Ziel: Wollen Sie Ihre Firma in drei Jahren erfolgreich in die Nachfolge übergeben? Möchten Sie sich bewusst aus dem Tagesgeschäft herausnehmen, um mehr Zeit für die Familie zu haben? Was treibt Sie wirklich an? Was ist Ihre innere Motivation? Malen Sie ein möglichst konkretes Bild von ihrem Wunschszenario.
  
  
• 2. Grund: Ihre Ziele sind nicht S.M.A.R.T. genug
  Ein Klassiker wie "Ich müsste mal mehr Sport machen" ist so sicher zum Scheitern verurteilt wie die Bayern wieder Meister werden. SMART formulierte (Zwischen-)Ziele entfalten im Selbstmangement eine viel größere Kraft: Ihre Ziele sollten deshalb immer so formuliert werden: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert. Also in etwa: "Ab morgen jogge ich jeden Dienstag und Freitag 30 Minuten, damit ich meinen Ruhepuls auf 55 senke." Einem so formulierten Ziel können Sie schlechter ausweichen.
  
  
• 3. Grund: Unser Hirn belohnt bekannte Routinen
  Wir verarbeiten bestehende Denkweisen, Ideen und Tätigkeiten viel einfacher als neue. Das war in der Steinzeit wichtig, um Energie zu sparen. Heute erschwert es uns, neue Routinen zu etablieren. Was tun? Überlisten Sie Ihr Hirn mit den eigenen Waffen: Zuckerbrot und Peitsche. Suchen Sie sich eine richtig attraktive Belohnung, wenn Sie einen wichtigen Meilenstein (SMARTE Ziele ...) erreicht haben. Je nach Typ ist eine "Bestrafung" beim Nichterreichen manchmal sogar wirkungsvoller. Die Konsequenz sollte schon spürbar, aber nicht masochistisch sein. Was könnte das sein? Sie kennen sich selbst am besten...
  
  
• 4. Grund: Gegenwartsverzerrung /  Present Bias:
  Auch hier schlägt unser Steinzeithirn gnadenlos zu: Mit Bären und Säbelzahntigern als Nachbarn konnte man sich nur um das kümmern, was JETZT gerade passierte. Und heute? Schauen Sie an, wie schwer sich die Menschen damit tun, HEUTE  etwas gegen den Klimawandel zu tun. Denn die Folgen treffen uns erst später (zu spät). Der Present Bias ist hier fatal. Für Ihr Selbstmanagement heisst das: Machen Sie sich diesen Bias bewusst, wenn die alten Muster zurückkommen. Aktivieren Sie dann wieder motivierende Bilder Ihrer großen Ziele. Stellen Sie sich konkret vor, wie gut es sich anfühlen wird, sie erreicht zu haben. Dieser Sog wird auf Sicht stärker sein als die Aufschieberitis.

7. Erfolgsfaktor: Austausch und Reflexion nutzen

Selbstmanagement bzw. das Arbeiten an sich selbst funktioniert besser, wenn Sie nicht alles mit sich allein ausmachen. Bei der Selbstbetrachtung gibt es bei allem Wunsch zur Ehrlichkeit auch immer einen "Bias": Andere nehmen ganz andere Dinge wahr als wir selbst. Nutzen Sie diesen wertvollen Input.

Sie haben es selbst gemerkt: Selbstmanagement hat viele Facetten. Andere Menschen haben ähnliche Situationen schon erlebt und Lösungen mit oder ohne Erfolg ausprobiert. Erfahrene Business Mentoren und Coaches können Sie dabei unterstützen, Prioritäten zu klären und Struktur in das Thema zu bringen. Und Sie wirken als Sparringspartner und Impulsgeber, um gemeinsam den für Sie geeigneten Weg und die passenden Werkzeuge für ein gelingendes Selbstmanagement und für mehr Zufriedenheit zu erarbeiten.

Zu guter Letzt: Eine kollegiale Beratung nach dem Buddy-Prinzip hilft, am Ball zu bleiben. Wenn Sie sich jemanden suchen, mit dem Sie Ihr Anliegen teilen, erzeugen Sie im besten Sinne sozialen Druck. So wie Sie sich zum Joggen verabreden, terminieren Sie eine Feedback-Session oder eine Reflexion zu einem für Sie wichtigen Selbstmanagement-Aspekt mit jemandem, dem Sie vertrauen. Vielleicht arbeiten Sie sogar wechselseitig an Ihren Themen. Und wie beim gemeinsamen Joggen ist es viel schwerer, so einen Termin abzusagen, als nur sich selbst zu erklären dass es gerade mal wieder nicht passt.

Fazit: Selbstmanagement ist schwierig – aber die Mühe lohnt

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, beweist das: Ihnen ist es wichtig, sich bewusst mir Ihren Zielen, Ihren Prioritäten und Ihrem Erfolg (wie auch immer Sie den im Beruf und/oder persönlich definieren) auseinanderzusetzen. Und wahrscheinlich haben Sie im Kopf schon begonnen, sich zu dem einen oder anderen der 7 Schlüsselfaktoren Gedanken zu machen.

So ging es auch meinem eingangs erwähnten Kunden: Wir sprachen über das Erlebte, der für ihn der letzte entscheidende Impuls war, etwas zu ändern. Er hat immer noch Gesellschafter, die wissen wollen wie es um die Zahlen steht (er selbst natürlich auch). Aber innerhalb eines halben Tages sortierten wir das, was ihn aktuell beschäftigt und das, was ihm eigentlich viel wichtiger war. Wir setzten dazu Prioritäten und nehmen uns in jedem Quartal einen Aspekt vor, den wir mit smarten Zielen versehen und dran arbeiten.

Als erstes definierten wir feste Zeitblöcke für strategische Themen und wiederkehrende Routinemeetings, so dass diese sich nicht mehr in die Quere kamen. Dann wurde das Vertriebscontrolling so umgestellt, dass alle immer rechtzeitig wussten, wie es um die Zahlen steht - und nicht erst 3 Wochen nach Quartalsende. Und der Vertrieb freute sich, dass er mehr Zeit für Kunden hatte, anstatt hektisch immer wieder zu Umsatz-Wasserständen telefonieren zu müssen.

Klappt das immer? Nein. Klappt es immer häufiger? Ja. Fühlt er sich besser und zufriedener: 2x ja.